Einstellungen anpassen

Zum Anpassen Ihrer Reveal Field-Umgebung treffen Sie eine Auswahl unter folgenden Optionen:

1. Kundenbenachrichtigungen bearbeiten

1.1 Zugreifen auf Benachrichtigungen

1.2 Bearbeiten von Benachrichtigungsvorlagen

2. Technikerbenachrichtigungen bearbeiten

2.1 Benachrichtigungen einrichten

2.2 Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten

3. Unternehmensinformationen hinzufügen

3.1 Unternehmensinformationen und Branding für Unternehmen hinzufügen

4. Vorhandene Kundenkontakte importieren

 

1. Kundenbenachrichtigungen bearbeiten

Kundenbenachrichtigungen sind Updates, die automatisch per E-Mail und Textnachrichten an Reveal Field-Kunden gesendet werden.

Hinweis: Unter Umständen muss Ihr Administrator Ihnen die Berechtigung für den Zugriff auf Einstellungen gewähren. Die verschiedenen Arten von Kundenbenachrichtigungen:

  • Auftragsbestätigung: Der Kunde wird benachrichtigt, wenn dem Zeitplaner ein Auftrag hinzugefügt wird.
  • Auftragserinnerung: Erinnert Kunden 24 Stunden vor der Startzeit an einen anstehenden Auftrag.
    Es wird nur dann eine Erinnerung gesendet, wenn der Auftrag an das Mobilgerät des Technikers gesendet wurde.
  • Techniker unterwegs: Informiert den Kunden, wenn ein Techniker auf dem Weg zu einem Auftragsstandort ist. Diese Nachricht wird gesendet, wenn der Techniker mithilfe der Reveal Field Mobile App seinen Auftragsstatus in Unterwegs ändert.
  • Auftragsbewertung:Wird an den Kunden gesendet mit der Bitte, seine Erfahrung mit einem Auftrag zu bewerten.
  • Techniker verspätet:Wird an den Kunden gesendet, wenn ein Techniker verspätet zu einem Auftrag kommt. Die Nachricht enthält eine neue geschätzte Ankunftszeit (ETA).

1.1 Zugreifen auf Benachrichtigungen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Zeitplaner“ und wählen Sie anschließend das Symbol Einstellungen aus.
  2. Zum Anzeigen von Kundenbenachrichtigungen klicken Sie auf E-Mails und Textnachrichten und dann auf Kunden.
    In diesem Bereich können Sie sehen, ob Benachrichtigungen für Auftragsbestätigung und Auftragserinnerung aktiviert oder deaktiviert sind.
    Wählen Sie zum Ändern des Status die Option BEARBEITEN aus und aktivieren Sie auf der nächsten Seite dann das Feld Aktivieren.

Hinweis: Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Kunden sowohl eine Textnachricht als auch eine E-Mail.


1.2 Bearbeiten von Benachrichtigungsvorlagen

Die E-Mail-Vorlage enthält zwei Felder: eines für die Betreffzeile und eines für den E-Mail-Text. Die Vorlage für Textnachrichten enthält ein Feld für den Text der Nachricht.
Sie können den vorgeschlagenen Text in den Vorlagen bearbeiten, um die Benachrichtigungen anzupassen.
Darüber hinaus können Sie auch Platzhalter in die Vorlage einfügen, damit weitere Informationen hinzugefügt werden können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Benachrichtigungsvorlagen zu bearbeiten:

  1. Wählen Sie im Zeitplaner die Option Einstellungen > E-Mails und Textnachrichten > Kunden aus.
  2. Klicken Sie zum Öffnen einer Vorlage auf BEARBEITEN.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für E-Mails und Textnachrichten aktivieren, damit die Benachrichtigungen gesendet werden.
  4. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Platzhalters zur Vorlage im Feld E-Mail-Text auf die Position, an der Sie den Platzhalter anordnen möchten.
  5. Klicken Sie in der Liste mit den Platzhaltern auf den Namen des Platzhalters, den Sie hinzufügen möchten. Wenn eine Benachrichtigung an den Kunden gesendet wird, enthält sie die von Ihnen hinzugefügten Informationen.
    E-Mails und Textnachrichten werden automatisch an die Kontaktperson gesendet, deren Daten unter der Auftrags-ID für den Auftrag angegeben sind.
    Der Kunde erhält sowohl eine E-Mail als auch eine Textnachricht, falls er die entsprechenden Details angegeben hat.

Hinweis: Sie können dem Text der E-Mail HTML-Tags hinzufügen. Die Änderungen gelten für die E-Mail, die der Kunde erhält.


Senden von Test-E-Mails und -Textnachrichten

Führen Sie diese Schritte aus, um eine Testbenachrichtigung an Kunden zu senden:

  1. Klicken Sie im Vorlagen-Editor unterhalb der Vorlage auf Test senden.
  2. Geben Sie im Popupfenster „Eine Test-E-Mail senden“ eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf TEST SENDEN.
  3. Geben Sie im Popupfenster „Textnachricht senden“ eine Mobilfunknummer ein und klicken Sie auf TEST SENDEN.

Hinweis: Sie können Testbenachrichtigungen nur an jeweils eine E-Mail-Adresse und eine Mobilfunknummer senden.

Informationen zum Hinzufügen eines Brandings für das Unternehmen zu Ihren E-Mails finden Sie unter Hinzufügen von Branding für das Unternehmen.


2. Technikerbenachrichtigungen bearbeiten

Benachrichtigungen für Techniker sind Updates, die per Textnachricht oder E-Mail an Ihre Techniker gesendet werden.
Alle Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert und werden automatisch gesendet.

Es gibt drei Arten von Benachrichtigungen an Techniker:

  • Auftrag kommissioniert:Ein Techniker erhält diese Nachricht, wenn ihm ein Auftrag zugewiesen wurde.
  • Auftrag neu geplant:Ein Techniker erhält diese Nachricht, wenn Datum oder Uhrzeit eines Auftrags geändert wurde.
  • Auftrag neu zugewiesen:Ein Techniker erhält diese Nachricht, wenn ein Auftrag von seinem Zeitplan entfernt wurde.

2.1 Benachrichtigungen einrichten

Hinweis: Zum Anzeigen und Einrichten von Benachrichtigungen muss Ihr Administrator möglicherweise die Berechtigungen in Reveal aktivieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Benachrichtigungen einzurichten:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplaner und wählen Sie anschließend das Symbol Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie die Option E-Mails und Textnachrichten > Techniker, um Benachrichtigungen anzuzeigen.
  3. Wählen Sie zum Ändern des Status der Benachrichtigungen die Option BEARBEITEN aus und aktivieren Sie auf der nächsten Seite dann das Feld Aktivieren oder deaktivieren Sie es, um die Benachrichtigungen zu deaktivieren.
    Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Techniker, die die Reveal Field Mobile App besitzen, sowohl eine Textnachricht als auch eine App-Benachrichtigung mit Informationen zu Aufträgen.

2.2 Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten

Sie können die an Techniker gesendeten Nachrichten so anpassen, dass sie die relevantesten Informationen übermitteln.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Benachrichtigungsvorlagen zu bearbeiten:

  1. Wählen Sie im Zeitplaner die Option Einstellungen (Zahnradsymbol) und dann E-Mails und Textnachrichten > Techniker.
  2. Klicken Sie zum Öffnen einer Vorlage auf BEARBEITEN. Sie können den vorgeschlagenen Text im Feld Nachrichtentext bearbeiten und weitere Informationen anhand der Platzhalter hinzufügen.

Zum Hinzufügen eines Platzhalters klicken Sie an die entsprechende Stelle im Textfeld Nachrichtentext und klicken Sie dann auf den Platzhalter, den Sie hinzufügen möchten.
Wenn die Textnachricht an den Kunden gesendet wird, enthält sie die von Ihnen hinzugefügten Informationen.
Beispiel: Wenn Sie den Platzhalter Name des Technikers ausgewählt haben, wird der Name des Technikers in der Nachricht angezeigt, wenn sie gesendet wird.

Platzhalter:

Der Techniker erhält eine Textnachricht und eine App-Push-Benachrichtigung, wenn die Reveal Field Mobile App auf seinem Mobilgerät installiert ist.


Eine Testnachricht senden

Führen Sie diese Schritte aus, um eine Testnachricht zu senden:

  1. Klicken Sie unterhalb der Vorlage auf Test senden.
  2. Geben Sie im Popupfenster Textnachricht senden eine Mobilfunknummer ein und klicken Sie auf TEST SENDEN.

Hinweis: Sie können Testbenachrichtigungen nur an jeweils eine Telefonnummer senden.


3. Unternehmensinformationen hinzufügen

Fügen Sie Unternehmensinformationen hinzu, wie etwa Unternehmensnamen, Logo, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und rechtliche Informationen einschließlich Angaben zum Haftungsausschluss.

Diese Informationen werden als Fußzeile Buchungsbestätigungen und Erinnerungs-E-Mails hinzugefügt, die automatisch an Ihre Kunden gesendet werden.

Hinweis: Unter Umständen muss Ihr Administrator Ihnen die Berechtigung für den Zugriff auf Einstellungen gewähren.


3.1 Unternehmensinformationen und Branding für Unternehmen hinzufügen

  1. Klicken Sie in Reveal Field auf die Registerkarte Zeitplaner und dann auf das Symbol Einstellungen.
  2. Klicken Sie unter Unternehmensinformationen auf Unternehmenslogo oder auf Branding für das Unternehmen.
  3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf SPEICHERN.

Dies ist ein Beispiel einer angepassten E-Mail, die an Kunden gesendet wird:


4. Vorhandene Kundenkontakte importieren

Kundenkontakte werden aus dem Einstellungsbereich von Reveal Field importiert.


Importieren aus einer anderen Softwarelösung

Sie können Kontakte aus einer anderen Softwarelösung, wie etwa QuickBooks, in Reveal importieren. Dazu muss Ihre Kontaktdatei in einem der folgenden Formate vorliegen:

  • Excel (XLSX oder XLS)
  • CSV (UTF-8)

Hinweis: Die meisten Softwarelösungen enthalten Anweisungen zum Exportieren Ihrer Kundenkontakte auf ihrer Website.
Falls Sie sich wegen des erforderlichen Dateiformats beim Importieren aus Excel nicht sicher sind, laden Sie unsere Excel-Vorlage im Bereich „Kundenkontakte importieren“ von Reveal herunter.


Importieren einer Datei

Befolgen Sie diese Richtlinien zum Importieren einer Datei:

  • Die Datei darf nur ein Arbeitsblatt enthalten.
  • Spaltenüberschriften dürfen sich nur in der ersten Zeile befinden.
  • Die Namen der Spaltenüberschriften dürfen nicht doppelt sein.
  • Eine Datei darf nicht mehr als 10.000 Kontakte enthalten. Hier ist die maximale Dateigröße pro Dateityp:
    • CSV 20 MB
    • XLS 10 MB
    • XLSX 5 MB
  • Ein Kontakt muss einen Namen (Vor- oder Nachname) und eine Telefonnummer (Mobiltelefon oder andere) aufweisen.
  • Sie können bis zu fünf E-Mail-Adressen, fünf Telefonnummern jeglicher Art, fünf Mobiltelefonnummern und fünf Adressen pro Kontakt importieren.
  • Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten für jede Person in einer einzelnen Zeile aufbewahrt werden und nicht über mehrere Zeilen verbreitet sind.

Zuordnen von Kontaktdaten

Wenn die Datei hochgeladen ist, sehen Sie die folgende Tabelle:

  • REVEAL-KONTAKTDATEN
    Diese Spalte zeigt die Überschriften, unter denen Reveal Ihre Kundeninformationen speichert.
  • SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI
    Diese Spalte zeigt die Überschriften, die aus der hochgeladenen Datei übernommen wurden.
  • VORSCHAU VON DATEI
    Diese Spalte zeigt Informationen aus der ausgewählten Spaltenüberschrift.

Zuordnen von Kontaktdaten

Wählen Sie Überschriften aus dem Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus, damit sie den Überschriften in der Spalte REVEAL-KONTAKTDATEN zugeordnet werden können.

Beispiel: Wählen Sie im Feld „E-Mail“ der REVEAL-KONTAKTDATEN unter SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI die Option „E-Mail“ aus.
Dann zeigen die Informationen in VORSCHAU AUS DATEI die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden.

Beispiele erfolgreich zugeordneter Überschriften:

Hinweis: Falls eine Spaltenüberschrift aus Ihrer Datei denselben Namen wie die REVEAL-KONTAKTDATEN aufweist, werden sie einander automatisch zugeordnet.


Zuordnen von Namen

Gemeinsam im Feld Vorname gruppierte Vor- und Nachnamen werden ohne Probleme importiert.


Zuordnen von Mobiltelefonnummern

Ordnen Sie importierte Mobiltelefonnummern der Überschrift Mobiltelefon zu. Dies bedeutet, dass Kunden Textnachrichten mit Auftragsbestätigungen und Auftragserinnerungen erhalten, wenn diese aktiviert sind.


Zuordnen von Adressen

Ordnen Sie die Adresse eines Kunden zu, indem Sie die entsprechende Überschrift im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFT DER DATEI auswählen. Beispiel: Adresse, Rechnung an, Versenden an.

Sie können bei Bedarf wie im Beispiel unten weitere Adresszeilen hinzufügen.

Falls Ihr Kunde mehrere Adressen aufweist, wählen Sie neben Adresse +HINZUFÜGEN aus. Ordnen Sie diese Adresse der richtigen Überschrift zu, beispielsweise der Versandadresse.


Erfolgreiche Importe

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu sehen, wie viele Kontakte importiert wurden:

  1. Zum Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol
  3. Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
  4. Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
  5. Wechseln Sie zu Importierte Kontakte, um zu erfahren, wie viele Kontakte aus Ihrer Datei importiert wurden.

 

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu sehen, ob ein Kontakt importiert wurde:

  1. Zum Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN
  3. Suchen Sie einen Kontakt, den Sie importiert haben. Falls er erscheint, wurde er erfolgreich importiert.

Fehlgeschlagene Importe

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu sehen, ob Kontakte nicht importiert wurden:

  1. Zum Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol
  3. Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
  4. Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
  5. Laden Sie die Excel-Datei herunter, die die fehlgeschlagenen Importe enthält.

Diese Datei enthält alle Kontakte, die nicht importiert wurden, und den Grund für den Importfehler neben dem jeweiligen Kontakt. Sie können diese Probleme beheben und versuchen, die Datei erneut hochzuladen.

 


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