Servicio de flota

En este artículo, se describe cómo completar las siguientes tareas en la pantalla Servicio de flota:

Haga clic en la pestaña Servicio de flota para abrir la pantalla Servicio de flota.

toolbar.png

Para crear, ver o programar informes sobre mantenimiento de los vehículos, consulte el Informe de mantenimiento del vehículo.

Si no tiene acceso directo a la información del vehículo, podrá ver, de todos modos, los vehículos mencionados en listas desplegables en la pantalla Servicio de flota. Seleccionar un vehículo no significa que el usuario pueda editar o revisar cualquier información de mantenimiento del vehículo.

Ver recordatorios del plan de mantenimiento

Haga clic en la opción Recordatorios para abrir la pestaña Recordatorios.

fleet_service_reminders_page.png

En la pestaña Recordatorios, también se mencionan los recordatorios del plan de mantenimiento que se han activado, pero que no se han completado.

Para crear un plan de mantenimiento, haga clic en el botón CREAR UN NUEVO PLAN DE MANTENIMIENTO.

Para filtrar la lista de Recordatorios por vehículo, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.png en el campo Vehículo y, luego, seleccione un vehículo de la lista desplegable.

Para filtrar la lista de Recordatorios por nombre del mantenimiento, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.png en el campo Nombre del mantenimiento y, luego, seleccione un nombre de mantenimiento de la lista desplegable.

Completar un mantenimiento

Una vez que se ha realizado el mantenimiento planificado en un vehículo, puede completar el recordatorio de mantenimiento en la pestaña Recordatorios.

  1. En la pestaña Recordatorios, haga clic en el ícono Editaredit_icon.png correspondiente al plan de mantenimiento que quiere completar. Se abre el cuadro de diálogo Compleción de mantenimiento programado.
    scheduled_service_completion.png
  2. Complete los campos del cuadro de diálogo Compleción de servicio programado.
    Para completar el campo Ubicación, ingrese, al menos, tres caracteres del nombre de la ubicación. Luego, presione Ingresar para buscar la ubicación.
  3. Haga clic en Guardar. Debido a que ya se completó el mantenimiento, no se mostrará más en la pestaña Recordatorios. En cambio, el mantenimiento completo se muestra en la pestaña Historial.

Ver historial de registro de mantenimiento

Haga clic en Historial para abrir la pestaña Historial.

history_tab.png

En la pestaña Historial, se mencionan los mantenimientos que se han completado, lo que incluye tanto los mantenimientos programados como aquellos que se realizan por única vez.

De manera predeterminada, solo puede ver sus registros. Si es administrador, puede seleccionar la casilla de verificación Ver todos los vehículos para ver los registros de mantenimiento correspondientes a los vehículos a los que tiene acceso.

Para filtrar la lista de Historial por vehículo, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.png en el campo Vehículo y, luego, seleccione un vehículo de la lista desplegable.

Para filtrar la lista de Historial por planes de mantenimiento o mantenimientos por única vez, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.pngen el campo Nombre del mantenimiento y, luego, seleccione "Todos los planes de mantenimiento" o "Planes de mantenimiento por única vez" de la lista desplegable.

Crear un registro de mantenimiento por única vez

Los registros de mantenimiento por única vez se muestran en la pestaña Historial.

Los registros de mantenimiento por única vez de un vehículo están visibles para los usuarios con acceso a Servicio de flota y a dicho vehículo.

  1. Haga clic en Historial para abrir la pestaña Historial.
  2. Haga clic en el botón CREAR UN REGISTRO DE MANTENIMIENTO POR ÚNICA VEZ. Se abre el cuadro de diálogo Mantenimiento por única vez.
  3. Ingrese, como mínimo, tres caracteres del nombre del vehículo en el campo Nombre del vehículo (obligatorio) y, luego, presione Intro para buscar el vehículo.
  4. Seleccione el vehículo de la lista de resultados de la búsqueda.
  5. Complete los campos restantes. El campo Fecha de compleción del mantenimiento es obligatorio.
    Para completar el campo Ubicación, ingrese, al menos, tres caracteres del nombre de la ubicación. Luego, presione Intro para buscar la ubicación.
    one_time_service.png
  6. Haga clic en Guardar.

Ver planes de mantenimiento

Haga clic en Administrar planes de mantenimiento para abrir la pestaña Administrar planes de mantenimiento.

manage_service_plans.png

La pestaña Administrar planes de mantenimiento le permite crear, editar y ver los planes de mantenimiento del vehículo. Para filtrar la lista de planes de mantenimiento por vehículo, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.png en el campo Mostrar planes para y, luego, seleccione un vehículo de la lista desplegable.

Defina la opción Mostrar planes de mantenimiento para los usuarios que administro en la posición "Activado" para ver la columna Propietario en la tabla, que muestra los propietarios de los planes de mantenimiento.

Las columnas de la tabla Administrar planes de mantenimiento son las siguientes:

  • Nombre del mantenimiento: nombre del plan de mantenimiento. Esto lo decide el creador del plan de mantenimiento.
  • Tipo: tipo de plan de mantenimiento. Entre los tipos del plan de mantenimiento, pueden mencionarse:
    • Servicio general
    • Reparación
    • Reparación crítica
    • Cambio de aceite
    • Mantenimiento programado
    • Rotación de neumáticos
    • Mantenimiento preventivo
  • Descripción: breve descripción del plan de mantenimiento, según lo decida el creador.
  • Hora del mantenimiento: valores para los activadores de recordatorios "En función de la hora". El primer número es el valor de campo Recordarme en. El segundo número es el valor de campo Vence cada.
  • Distancia: valores para los activadores de recordatorios "En función de las horas con el motor encendido". El primer número es el valor de campo Recordarme en. El segundo número es el valor de campo Vence cada.
  • Horas con el motor encendido: valores para los activadores de recordatorios "En función de la distancia". El primer número es el valor de campo Recordarme en. El segundo número es el valor de campo Vence cada.
  • Propietario: se muestra esta columna si la opción Mostrar planes de mantenimiento para los usuarios que administro está definida en la posición "Activado" y se mencionan los titulares de los planes de mantenimiento.

Crear un plan de mantenimiento

  1. Haga clic en Administrar planes de mantenimiento para abrir la pestaña Administrar planes de mantenimiento.
  2. Haga clic en el botón Crear un nuevo plan de mantenimiento. Se abre la pantalla Crear un plan de mantenimiento.
    También puede hacer clic en el botón CREAR UN NUEVO PLAN DE MANTENIMIENTO en la pestaña Recordatorios.
  3. Complete el campo Nombre del mantenimiento.
  4. En el campo Tipo de mantenimiento, haga clic en la flecha hacia abajo down_arrow.pngy, luego, seleccione un tipo de mantenimiento de la lista desplegable.
  5. (Opcional) Complete los campos Id. del plan de mantenimiento y Descripción del plan de mantenimiento. Si agrega un Id. del plan de mantenimiento, este deber ser único (validado con una marca de verificación de color verdegreen_tick.png).
    create_service_plan_section.png
  6. En la sección Recordatorios, seleccione, como mínimo, una opción respecto de cómo deberían activarse los recordatorios de mantenimiento.
    • Si selecciona En función del tiempo, indique la cantidad de días en los campos Vence cada y Recordarme en.
    • Si selecciona En función de las horas con el motor encendido, indique las horas con el motor encendido en los campos Vence cada y Recordarme en.
    • Si selecciona En función de la distancia, indique la distancia en los campos Vence cada y Recordarme en.
      Al seleccionar las opciones del recordatorio, la sección Información del último mantenimiento también se actualizan para mostrar el campo correspondiente.
      Si selecciona más de una opción, la opción que se active primero envía el recordatorio de mantenimiento.
      En la siguiente captura de pantalla, se muestra un ejemplo de cómo configurar un recordatorio en función del tiempo. El recordatorio debería enviarse 10 días antes de que venza el mantenimiento:
      time_based.png
  7. En la sección Seleccionar vehículos, seleccione los vehículos que desea incluir en el plan de mantenimiento. Si la lista es extensa, puede usar el campo Buscar para encontrar los vehículos que desea. Una vez seleccionados los vehículos, haga clic en el botón Agregar.
    vehicle_select.png
    Haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todos los vehículos a los que tiene acceso su cuenta.
    Haga clic en Cancelar selección para cancelar la selección de los vehículos seleccionados.
  8. En la sección Información del último mantenimiento, se mencionan todos los vehículos seleccionados. Las columnas que se muestren en esta sección dependerán de los siguientes factores:
    • Si seleccionó En función del tiempo en la sección Recordatorios, se muestra la columna Fecha del último mantenimiento.
    • Si seleccionó En función de las horas con el motor encendido en la sección Recordatorios, se muestra la columna Horas con el motor encendido.
    • Si seleccionó En función de la distancia en la sección Recordatorios, se muestra la columna Lectura del odómetro.
      last_service.png

      De ser necesario, puede editar los campos Fecha del último mantenimiento, Horas con el motor encendido y Lectura del odómetro para cada vehículo en su último mantenimiento.
  9. En la sección Destinatarios de recordatorios, haga clic en el campo Buscar usuario para abrir una lista desplegable con los nombres de los usuarios. Haga clic en un nombre para agregarlo a la lista de destinatarios de recordatorios. A medida que agregue usuarios, sus nombres se mostrarán en la lista de destinatarios de recordatorios.
    Para filtrar la lista desplegable, haga clic en el ícono Grupos.hierarchy_icon.png Seleccione las casillas de verificación correspondientes a los grupos en función de los cuales quiere filtrar la lista de destinatarios y, luego, haga clic en Aplicar.
  10. Para cada destinatario, seleccione la casilla de verificación ubicada junto al tipo de recordatorio que quiere que reciban:
    • Seleccione la casilla de verificación Todos para enviar todos los tipos de recordatorios al destinatario.
    • Seleccione la casilla de verificación Mostrar para mostrar los recordatorios en la pantalla Servicio de flota > pestaña Recordatorios.
    • Seleccione la casilla de verificación Email para enviar emails con recordatorios al destinatario.
    • Seleccione la casilla de verificación SMS para enviar mensajes de SMS con recordatorios al destinatario.
      Los planes de mantenimiento se evalúan a diario, por lo general, durante la noche.
  11. (Opcional) En el campo Emails adicionales, agregue los emails de otras personas a las que quiere enviarles recordatorios de mantenimiento. Separe las direcciones con coma.
    reminder_recipients.png
  12. En el campo Enviar recordatorio a conductor, defina la opción a la posición "Encendido" si quiere que se envíen recordatorios de mantenimiento a los conductores asignados a vehículos incluidos en el plan de mantenimiento. Luego, seleccione la casilla de verificación ubicada junto al tipo de recordatorio que quiere que reciba el conductor:
    • Seleccione la casilla de verificación Email para enviar emails con recordatorios al conductor.
    • Seleccione la casilla de verificación SMS para enviar mensajes de SMS con recordatorios al conductor.
  13. Haga clic en Guardar para guardar el plan de mantenimiento. El plan de mantenimiento se incluye en la pestaña Administrar planes de mantenimiento.

Editar un plan de mantenimiento

  1. Haga clic en Administrar planes de mantenimiento para abrir la pestaña Administrar planes de mantenimiento.
    Para filtrar la lista de planes de mantenimiento por vehículo, haga clic down_arrow.pngen la flecha hacia abajo en el campo Mostrar planes para, y luego, seleccione un vehículo de la lista desplegable.
    Defina la opción Mostrar planes de mantenimiento para los usuarios que administro en la posición "Encendido" para ver la columna Propietario en la tabla, en la que se incluye a los propietarios de los planes de mantenimiento.
  2. Haga clic en el ícono Editar edit_icon.pngcorrespondiente al plan de mantenimiento que quiere editar. Se abre la pantalla Editar plan de mantenimiento.
  3. Edite el plan de mantenimiento según sea necesario y, luego, haga clic en Guardar.

Eliminar un plan de mantenimiento

  1. Haga clic en Administrar planes de mantenimiento para abrir la pestaña Administrar planes de mantenimiento.
    Para filtrar la lista de planes de mantenimiento por vehículo, haga clic down_arrow.pngen la flecha hacia abajo en el campo Mostrar planes para, y luego, seleccione un vehículo de la lista desplegable.
    Defina la opción Mostrar planes de mantenimiento para los usuarios que administro en la posición "Encendido" para ver la columna Propietario en la tabla, en la que se incluye a los propietarios de los planes de mantenimiento.
  2. Haga clic en el ícono Eliminar trash_icon.pngcorrespondiente al plan de mantenimiento que quiere eliminar.
  3. Haga clic en Eliminar en el cuadro de diálogo de confirmación.

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