Importer les coordonnées des contacts de clients existants

Les coordonnées des contacts de clients sont importées à partir de la section relative aux paramètres de Reveal Field.

Importation à partir d’une autre solution logicielle

Vous pouvez importer dans Reveal les coordonnées de contacts contenues dans une autre solution logicielle, comme QuickBooks. L’information doit être dans l’un des formats suivants :

  • Excel (XLSX ou XLS)
  • CSV (UTF-8)

Remarque : La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les coordonnées des contacts de vos clients à partir du site Web.
En cas de doute quant au format de fichier à utiliser au moment d’importer des renseignements à partir d’Excel, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les contacts des clients de Reveal.

Importation d’un fichier

Les directives qui suivent vous permettront d’importer un fichier :

  • Le fichier doit contenir seulement une feuille.

     

  • Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.

     

  • Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
  • Le fichier ne doit pas contenir plus de 10 000 contacts. Voici la taille maximale du fichier, par type :
    • CSV 20 Mo
    • XLS 10 MO
    • XLSX 5 Mo
  • Le contact doit avoir un nom (prénom ou nom de famille) et un numéro de téléphone (cellulaire ou autre).
  • Pour chaque contact, vous pouvez importer jusqu’à cinq courriels, cinq numéros de téléphone (de tout type), cinq numéros de téléphone cellulaire et cinq adresses.
  • Assurez-vous que les coordonnées de chaque personne sont présentées dans une seule rangée.
    Import_existing_customer_contacts.png

Mise en correspondance des coordonnées des contacts

Une fois le téléversement du dossier terminé, vous verrez le tableau suivant :

Contact_Details.png

 

DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL

Cette colonne indique les rubriques sous lesquelles Reveal enregistre l’information sur vos clients.

TITRES DE COLONNE DU FICHIER

Cette colonne indique les rubriques tirées du fichier que vous avez téléversé.

APERÇU DU FICHIER

Cette colonne montre de l’information de la rubrique que vous avez sélectionnée.

Comment mettre en correspondance les coordonnées des contacts

Sélectionnez les rubriques du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’elles correspondent aux rubriques de la colonne DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL.

Exemple :

À l’endroit où DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL indique le courriel, sélectionnez le courriel dans TITRES DE COLONNE DU FICHIER.
L’information figurant dans APERÇU DU FICHIER correspondra aux adresses courriel de vos clients.

Voici quelques exemples de rubriques mises en correspondance :

Contact_Details_With_Preview.png

Remarque : Si un titre de colonne dans votre fichier est identique à un titre de colonne dans DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL, les rubriques seront automatiquement mises en correspondance.

Mise en correspondance des noms

Les prénoms et noms de famille réunis dans la rangée Prénom s’importeront sans problème.

Mise en correspondance des numéros de téléphone cellulaire

Mettez les numéros de téléphone cellulaire importés en correspondance avec la rubrique Numéro de téléphone cellulaire. Ainsi, les clients pourront recevoir des messages textes de confirmation et de rappel d’intervention lorsque ceux-ci sont activés. Si vous choisissez de ne pas saisir de code de pays, le champ utilisera automatiquement le code du pays dans lequel votre siège social est basé.

Mise en correspondance des adresses

Mettez en correspondance l’adresse d’un client en sélectionnant la rubrique pertinente dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER (p. ex. : Adresse, Facturer à, Expédier à).

 

On peut ajouter des lignes d’adresse supplémentaires (exemple ci-dessous).

 

Si votre client a plus d’une adresse, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Adresse. Mettez cette adresse en correspondance avec la bonne rubrique, par exemple Adresse d’expédition.

 

Importations réussies

Les étapes suivantes vous permettront de déterminer le nombre d’importations de coordonnées de contacts réussies :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
  5. Allez à Contacts importés pour voir le nombre d’importations de coordonnées de contacts effectuées.

 

Les étapes suivantes permettent de vérifier si les coordonnées d’un contact ont été importées :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
  3. Cherchez un contact dont vous avez importé les coordonnées. Si les coordonnées s’affichent, c’est qu’elles ont bien été importées.

Échecs d’importation

Les étapes suivantes permettent de vérifier si des importations ont échoué :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
  5. Téléchargez le fichier Excel contenant les éléments dont l’importation a échoué.

 

Ce fichier contiendra tous les contacts dont l’importation a échoué, et il indiquera la raison de l’échec à côté de chaque contact. Vous pouvez corriger les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.

 


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