Personnaliser vos paramètres

Pour personnaliser votre expérience Reveal Field, choisissez l’une des options suivantes :

1. Modification des notifications du client

1.1 Accès aux notifications

1.2 Modification des modèles de notification

2. Modification des notifications du technicien

2.1 Configurer des notifications

2.2 Modification des modèles de notification

3. Ajouter des renseignements sur l’entreprise

3.1 Comment ajouter de l’information liée à l’entreprise et à sa marque

4. Importation des coordonnées de contacts de clients existants

 

1. Modification des notifications du client

Les notifications du client sont des courriels et des messages textes envoyés aux clients de Reveal Field.

Remarque :Vous devrez peut-être obtenir une autorisation de votre administrateur pour accéder aux réglages. Voici les différents types de notifications envoyées aux clients :

  • Confirmation de l’intervention : permet d’aviser le client qu’une intervention a été ajoutée à Planification.
  • Rappel d’intervention : permet de rappeler au client, 24 heures avant l’heure prévue, qu’une intervention est imminente.
    Un rappel n’est envoyé que si l’intervention a été communiquée à l’appareil mobile du technicien.
  • Technicien en chemin : informe le client lorsqu’un technicien est en route vers le lieu d’une intervention. Cette notification est envoyée lorsque le technicien sélectionne le statut d’intervention En chemin dans l’appli mobile Reveal Field.
  • Évaluation de l’intervention :envoyée pour demander à un client d’évaluer l’intervention.
  • Technicien en retard :envoyée au client lorsqu’un technicien est en retard. Le message comprend une nouvelle heure d’arrivée prévue (HAP).

1.1 Accès aux notifications

  1. Cliquez sur l’onglet Planification, puis sélectionnez l’icône des réglages
  2. Pour afficher les notifications du client, cliquez sur Courriels et messages textes, puis sur Clients.
    À cet endroit, vous pouvez voir si les fonctions Confirmation d’intervention et Rappel d’intervention sont activées ou non.
    Pour changer leur état, sélectionnez MODIFIER, puis cochez la case Activer sur la page suivante.

Remarque :Si les notifications sont activées, les clients reçoivent un message texte et un courriel.


1.2 Modification des modèles de notification

Le modèle de courriel contient deux champs : l’objet et le corps du message. Le modèle de message texte contient un champ pour le corps du message.
Vous pouvez modifier le texte suggéré des modèles pour personnaliser les notifications.
Il est également possible d’ajouter des paramètres fictifs pour que le modèle contienne plus d’information.

Les étapes suivantes vous permettront de modifier les modèles de notification :

  1. Dans Planification, choisissez Paramètres > Courriels et messages textes > Clients.
  2. Pour ouvrir un modèle, cliquez sur MODIFIER
  3. Pour activer les notifications, cochez la case Activer pour les courriels et les messages textes.
  4. Pour ajouter un paramètre fictif au modèle, cliquez sur l’endroit où vous voulez placer le paramètre fictif dans le champ Corps du message.
  5. Dans la liste de paramètres fictifs, cliquez sur celui que vous voulez ajouter. Lorsqu’une notification est envoyée à un client, elle contiendra l’information ajoutée.
    Les courriels et les messages textes seront envoyés automatiquement aux coordonnées du contact associé à l’identifiant d’intervention.
    Le client recevra un courriel et un message texte s’il a fourni l’information requise à cette fin.

Remarque :Vous pouvez ajouter des balises HTML au corps du message. Les changements s’appliqueront au courriel reçu par le client.


Essais d’envoi de courriels et de messages textes

Les étapes suivantes permettent d’effectuer un essai d’envoi de notifications :

  1. Dans l’outil de modification de modèles, sous le modèle, cliquez sur Essai d’envoi.
  2. Dans la fenêtre contextuelle relative à l’essai d’envoi de courriels, entrez une adresse courriel, puis cliquez sur ENVOYER ESSAI.
  3. Dans la fenêtre contextuelle relative à l’essai d’envoi de messages textes, entrez un numéro de téléphone cellulaire, puis cliquez sur ENVOYER ESSAI.

Remarque :Vous ne pouvez envoyer des notifications d’essai qu’à une adresse courriel et qu’à un numéro de téléphone.

Pour savoir comment ajouter à vos courriels des renseignements liés à la marque de l’entreprise, voir Ajout d’information liée à la marque de l’entreprise.


2. Modification des notifications du technicien

Les notifications de technicien sont des messages textes et des courriels envoyés à vos techniciens pour les tenir au courant.
Toutes les notifications sont activées par défaut et envoyées automatiquement.

On distingue trois types de notifications de technicien :

  • Intervention répartie : Un technicien reçoit ce message lorsqu’une intervention lui est confiée.
  • Intervention replanifiée : Un technicien reçoit ce message lorsque la date ou l’heure d’une intervention est modifiée.
  • Intervention réattribuée : Un technicien reçoit ce message lorsqu’une intervention est retirée de son horaire.

2.1 Configurer des notifications

Remarque : Vous devrez peut-être obtenir l’autorisation de votre administrateur pour consulter et configurer des notifications dans Reveal.

Pour configurer des notifications, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Planification, puis sélectionnez l’icône des Réglages
  2. Pour voir les notifications, sélectionnez Courriels et messages textes.
  3. Pour modifier l’état des notifications, sélectionnez MODIFIER, puis cochez la case Activer sur la page suivante, ou décochez-la pour désactiver les notifications.
    Lorsque les notifications sont activées, les techniciens qui utilisent l’application mobile Reveal Field recevront des messages textes et des notifications de l’application pour les tenir au courant de la répartition des interventions.

2.2 Modification des modèles de notification

On peut personnaliser les messages destinés aux techniciens afin de communiquer les renseignements les plus pertinents.

Les étapes suivantes vous permettront de modifier les modèles de notification :

  1. Dans Planification, choisissez Paramètres (icône de roue dentée) Courriels et messages textes.
  2. Pour ouvrir un modèle, cliquez sur MODIFIER. On peut modifier le texte suggéré dans le champ pour le corps du message et ajouter de l’information au moyen de paramètres fictifs.

Pour ajouter un paramètre fictif, cliquez sur le passage du corps du texte où vous voulez le placer, puis cliquez sur le paramètre fictif à intégrer.
Le message texte envoyé au client contiendra l’information ajoutée.
Par exemple, si vous avez sélectionné le paramètre fictif Nom du technicien, le nom du technicien figurera dans le message envoyé.

Paramètres fictifs :

Le technicien qui a installé l’application Reveal Field sur son appareil mobile recevra un message texte ainsi qu’une notification poussée.


Envoyer un message d’essai

Pour envoyer un message d’essai, procédez comme suit :

  1. Sous le modèle, cliquez sur Essai d’envoi.
  2. Dans la fenêtre contextuelle relative à l’essai d’envoi de messages textes, entrez un numéro de téléphone cellulaire, puis cliquez sur ENVOYER ESSAI.

Remarque : Vous ne pouvez envoyer une notification d’essai qu’à un numéro de téléphone à la fois.


3. Ajouter des renseignements sur l’entreprise

Ajoutez des renseignements importants comme le nom, logo, adresse, numéro de téléphone et courriel de votre entreprise ainsi que des renseignements juridiques, y compris des avertissements.

Cette information sera ajoutée au pied de page des courriels de confirmation et de rappel de réservation, qui sont envoyés automatiquement à vos clients.

Remarque : Vous devrez peut-être obtenir une autorisation de votre administrateur pour accéder aux réglages.


3.1 Comment ajouter de l’information liée à l’entreprise et à sa marque

  1. Dans Reveal Field, cliquez sur l’onglet Planification, puis sélectionnez l’icône des Réglages.
  2. Sous Renseignements sur l’entreprise, cliquez sur Logo de l’entreprise, ou Marque de l’entreprise.
  3. Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur ENREGISTRER.

Il s’agit d’un exemple de courriel personnalisé qui est envoyé aux clients :


4. Importation des coordonnées de contacts de clients existants

Les coordonnées des contacts de clients sont importées à partir de la section relative aux paramètres de Reveal Field.


Importation à partir d’une autre solution logicielle

Vous pouvez importer dans Reveal les coordonnées de contacts contenues dans une autre solution logicielle, comme QuickBooks. L’information doit être dans l’un des formats suivants :

  • Excel (XLSX ou XLS)
  • CSV (UTF-8)

Remarque : La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les coordonnées des contacts de vos clients à partir du site Web.
En cas de doute quant au format de fichier à utiliser au moment d’importer des renseignements à partir d’Excel, téléchargez notre modèle Excel dans la section Import customer contacts (Importation des coordonnées des contacts de clients) de Reveal.


Importation d’un fichier

Les directives qui suivent vous permettront d’importer un fichier :

  • Le fichier doit contenir seulement une feuille.
  • Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.
  • Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
  • Le fichier ne doit pas contenir plus de 10 000 contacts. Voici la taille maximale du fichier, par type :
    • CSV 20 Mo
    • .XLS 10 MO
    • .XLSX 5 MO
  • Le contact doit avoir un nom (prénom ou nom de famille) et un numéro de téléphone (cellulaire ou autre).
  • Pour chaque contact, vous pouvez importer jusqu’à cinq courriels, cinq numéros de téléphone (de tout type), cinq numéros de téléphone cellulaire et cinq adresses.
  • Assurez-vous que les coordonnées de chaque personne sont présentées dans une seule rangée.

Mise en correspondance des coordonnées des contacts

Une fois le téléversement du dossier terminé, vous verrez le tableau suivant :

  • DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL
    Cette colonne indique les rubriques sous lesquelles Reveal enregistre l’information sur vos clients.
  • TITRES DE COLONNE DU FICHIER
    Cette colonne indique les rubriques tirées du fichier que vous avez téléversé.
  • APERÇU DU FICHIER
    Cette colonne montre de l’information de la rubrique que vous avez sélectionnée.

Mise en correspondance des coordonnées des contacts

Sélectionnez les rubriques du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’elles correspondent aux rubriques de la colonne DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL.

Exemple : À l’endroit où DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL indique le courriel, sélectionnez le courriel dans TITRES DE COLONNE DU FICHIER.
L’information figurant dans APERÇU DU FICHIER correspondra aux adresses courriel de vos clients.

Voici quelques exemples de rubriques mises en correspondance :

Remarque : Si un titre de colonne dans votre fichier est identique à un titre de colonne dans DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL, les rubriques seront automatiquement mises en correspondance.


Mise en correspondance des noms

Les prénoms et noms de famille réunis dans la rangée Prénom s’importeront sans problème.


Mise en correspondance des numéros de téléphone cellulaire

Mettez les numéros de téléphone cellulaire importés en correspondance avec la rubrique Numéro de téléphone cellulaire. Ainsi, les clients pourront recevoir des messages textes de confirmation et de rappel d’intervention lorsque ceux-ci sont activés.


Mise en correspondance des adresses

Mettez en correspondance l’adresse d’un client en sélectionnant la rubrique pertinente dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER (p. ex. : Adresse, Facturer à, Expédier à).

On peut ajouter des lignes d’adresse supplémentaires (exemple ci-dessous).

Si votre client a plus d’une adresse, sélectionnez + AJOUTER à côté de l’adresse. Mettez cette adresse en correspondance avec la bonne rubrique, par exemple Adresse d’expédition.


Importations réussies

Les étapes suivantes vous permettront de déterminer le nombre d’importations de coordonnées de contacts réussies :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
  5. Allez à Contacts importés pour voir le nombre d’importations de coordonnées de contacts effectuées.

 

Les étapes suivantes permettent de vérifier si les coordonnées d’un contact ont été importées :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION
  3. Cherchez un contact dont vous avez importé les coordonnées. Si les coordonnées s’affichent, c’est qu’elles ont bien été importées.

Échecs d’importation

Les étapes suivantes permettent de vérifier si des importations ont échoué :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
  5. Téléchargez le fichier Excel contenant les éléments dont l’importation a échoué.

Ce fichier contiendra tous les contacts dont l’importation a échoué, et il indiquera la raison de l’échec à côté de chaque contact. Vous pouvez corriger les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.

 


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