importer les détails des interventions

Le module Planification de Reveal vous permet d’importer des interventions à partir de la section Paramètres .

Cet article aborde les sujets suivants :

• Préparer votre fichier
• Importer votre fichier
• Mettre en correspondance les détails de l’intervention
• Éléments à surveiller
• Vérifier votre importation
• Supprimer les interventions importées

Préparer votre fichier

Tout d’abord, vous devez exporter vos interventions à partir de votre autre solution logicielle. La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les données dans leur site Web.

Pour importer des interventions, il faut que le format de votre fichier soit l’un des suivants :

• Excel (XLSX ou XLS)
• CSV (UTF-8)

En cas de doute quant au format de fichier, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les interventions de Reveal.

Importer votre fichier

Les directives qui suivent vous permettront d’importer un fichier :

• La taille de fichier maximale est de 5 Mo.
• Le fichier doit contenir seulement une feuille.
• Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.
• Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
• Le fichier ne doit pas contenir plus de 1 000 interventions.
• Les champs Contact, Adresse et Type d’intervention sont obligatoires — s’ils ne sont pas remplis, l’importation de l’intervention ne sera pas exécutée.
• S’assurer que les détails de chaque intervention sont présentés dans une seule rangée et non répartis sur plusieurs.
• S’assurer que tous les nouveaux contacts sont créés dans Planification avant de procéder à l’importation.

Vous pouvez consulter les importations d’interventions qui ont eu lieu au cours des vingt derniers jours dans Paramètres > Importer des interventions > Importer. Les importations datant de plus de vingt jours ne sont plus disponibles.

Mettre en correspondance les détails de l’intervention

Une fois le téléversement du fichier terminé, le tableau suivant s’affiche :

Sélectionnez les rubriques du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’elles correspondent aux rubriques du CHAMP DES INTERVENTIONS.

Si vous utilisez notre modèle, la mise en correspondance des titres se fait automatiquement.

Détails du contact

Dans ces colonnes figurent le nom et le numéro de téléphone de chaque contact associé à l’intervention. Lorsque deux contacts portent le même nom, il est possible d’utiliser le numéro de téléphone afin de repérer le contact voulu.

Détails de l’intervention

Dans ces colonnes figure l’ensemble des renseignements liés à l’intervention, comme l’adresse, la description et l’identifiant de l’intervention, entre autres.

Date et heure

Dans ces colonnes figure le délai de la tâche, ce qui comprend la date, l’heure de début et la durée. Par défaut, la valeur de la durée de l’intervention est établie à 1 heure, si cette zone est vide.

Techniciens

Dans ces colonnes figurent les techniciens affectés à l’intervention.

Éléments à surveiller

Inclure le prénom et le nom de chaque contact et s’assurer qu’ils sont inscrits comme ils s’affichent dans le module Planification.

Le numéro de téléphone d’un contact devrait comprendre uniquement des chiffres et les caractères suivants : ( ) + _ * #.

Si le numéro de téléphone d’un contact ne comprend pas le code de pays, le module Planification utilisera automatiquement le préfixe de votre siège social.

Le champ Type d’intervention est limité à 35 caractères.

Le champ Description de l’intervention est limité à 1 024 caractères.

Un identifiant d’intervention peut être un chiffre compris entre 1 et 999999998, ou un nom limité à 15 caractères. Les espaces ne sont pas inclus, mais il est possible d’inclure des lettres, des chiffres ou les symboles suivants : @ # * - _ & ( ) / \ $ € £

Si vous ne créez pas un identifiant d’intervention, le module Planification en génère un automatiquement.

Il vaut mieux inclure autant de renseignements que possible, mais si vous n’êtes pas sûr d’une adresse, il suffit d’indiquer uniquement la ville.

Les interventions importées ne comportant pas de date, d’heure de début ou de technicien attribué seront ajoutées avec le statut En attente.

L’heure de début est nécessairement associée à une date, et ces deux éléments ont leur propre colonne dans le fichier.

Si vous indiquez une heure de début, il faut la saisir suivant l’un de ces formats : HH:MM ou HH:MM AM/PM.

Si vous indiquez une date, elle doit respecter l’un des formats suivants :

É.-U. : MM/JJ/AAAA

UE : JJ/MM/AAAA

La durée de l’intervention doit se situer entre 00:01 et 72:00 heures.

Si vous incluez un technicien, entrez son prénom et son nom de famille et assurez-vous qu’ils sont inscrits comme ils s’affichent dans le module Planification.

Vérifier vos importations

Pour savoir si l’importation de vos interventions a réussi, procédez comme suit :

1. Planification.
2. Cliquez sur l’icône des réglages
3. Allez à Importer les interventions.
4. Trouvez l’importation pertinente dans l’Historique d’importation.
5. Allez à Interventions importées pour voir le nombre d’importations d’interventions effectuées.

Si une de vos importations échoue, téléchargez le fichier prévu à cette fin indiquant toutes les importations d’interventions échouées et les raisons de l’échec de chaque importation. Ensuite, vous pouvez corriger les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.

Supprimer des interventions importées

Pour supprimer des interventions que vous avez importées, cliquez sur l’icône de la poubelle à côté du fichier visé.

Ensuite, confirmez que vous voulez supprimer ce fichier.

Vous ne pouvez pas supprimer une intervention une fois qu’elle a été assignée dans le module Planification.

 

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