Nieuwe opdracht maken

Dit artikel bespreekt de volgende onderwerpen:

Met de planner kunt u opdrachten aanmaken en aan monteurs toewijzen en uitsturen. De functie ‘slimme aanbevelingen’ helpt u om de meest geschikte monteur voor de opdracht te vinden, gebaseerd op beschikbaarheid, reistijd, vaardigheden of huidige voertuiglocatie.

De functie Slimme aanbevelingen stelt een lijst met monteurs voor die de opdracht kunnen uitvoeren. U kunt de lijst vervolgens filteren en sorteren om de meest geschikte monteur voor de opdracht te vinden.

De functie Plannen met slimme aanbevelingen is nog niet beschikbaar voor alle gebruikers.

Een opdracht aanmaken

  1. Klik op OPDRACHT AANMAKEN om een opdracht aan te maken in de weergave Monteurs of de weergave Opdrachten in de Taakplanner. In de weergave Monteurs in de Taakplanner kunt u ook een opdracht aanmaken door op een tijdvak te klikken en deze te slepen. U kunt ook in de weergave Contactpersonen een opdracht voor een specifieke contactpersoon aanmaken door op de drie verticale puntjes naast een naar te klikken en daarna op Opdracht aanmaken te klikken. Als u op OPDRACHT AANMAKEN klikt, wordt er een opdracht-ID toegewezen aan de opdracht die u aanmaakt. De opdracht-ID wordt weergegeven in het venster Nieuwe opdracht. Om de opdracht-ID te wijzigen of aan te passen, volgt u deze regels:
    • Een opdracht-ID bestaat uit maximaal 15 tekens en mag geen spaties bevatten
    • ID's mogen wel letters, cijfers en de volgende symbolen bevatten: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
  2. Om een bestaande opdracht-ID te gebruiken, klikt u op AAN EEN BESTAANDE OPDRACHT-ID KOPPELEN en zoekt u naar een bestaande opdracht-ID of kiest u er een uit de lijst met onlangs aangemaakte opdracht-ID’s.

    Link_to_job_id.png
  3. In Contactgegevens zoekt u naar een contactpersoon. Nadat u op AAN EEN BESTAANDE OPDRACHT-ID KOPPELEN hebt geklikt, worden de contactgegevens voor die opdracht-ID automatisch weergegeven. U kunt ook een nieuwe contactpersoon aanmaken door op NIEUWE CONTACTPERSOON te klikken, de contactgegevens in te vullen, en te klikken op CONTACTPERSOON OPSLAAN. Deze nieuwe contactpersoon verschijnt dan in het venster Nieuwe opdracht.
  4. In het gedeelte Opdrachtgegevens vult u het opdrachtadres en de opdrachtomschrijving in.
  5. In het gedeelte Afspraak vult u het volgende in:
    • Datum
    • Begintijd: Laat dit veld leeg als u slimme aanbevelingen wilt voor monteurs en een starttijd. Om alleen een monteur aanbevolen te krijgen, vult u alleen de starttijd in.
    • Verwachte duur: U kunt een afspraak maken die tot 3 dagen (72 uur) duurt. Als de opdracht langer duurt, plan dan terugkerende afspraken, of voeg vervolgafspraken toe aan dezelfde opdracht-ID.
      Monteuraanbevelingen zijn niet beschikbaar voor herhaaldelijke afspraken.
  6. In het veld Monteurs vult u de naam van een monteur in en vervolgens volgt u de onderstaande stappen. U kunt ook SLIMME AANBEVELINGEN OPHALEN selecteren en vervolgens volgt u de onderstaande stappen.
    GET_SMART.png

 

Een uit te voeren opdracht toevoegen

De Uit te voeren opdracht is het type werk dat de monteur voor de klant uitvoert.

Het veld Uit te voeren opdracht geeft een venster weer als u op OPDRACHT AANMAKEN klikt.

U kunt een Uit te voeren opdracht invoeren in het venster NIEUWE OPDRACHT terwijl u een afspraak aanmaakt.

U kunt types van Uit te voeren opdrachten opgeven, zodat u deze niet steeds opnieuw hoeft op te geven wanneer u een nieuwe afspraak maakt.

Daartoe gaat u als volgt te werk:

  1. Om de lijst Uit te voeren opdracht te openen, klikt u in de Taakplanner op het pictogram Instellingen.
  2. Kies in het menu Instellingen voor Accountinstellingen > Uit te voeren opdracht.
  3. Klik op UIT TE VOEREN OPDRACHT TOEVOEGEN.
  4. Vul de volgende velden in:
    • TITEL: Dit veld is verplicht en u moet een unieke titel maken voor elke Uit te voeren opdracht.
    • BESCHRIJVING: Voer een opdrachtbeschrijving in.
    • VERWACHTE DUUR: Voer de verwachte opdrachtduur in. Dit veld is verplicht.
    • Klik op OPSLAAN.

 

Een Uit te voeren opdracht bewerken of verwijderen

  1. Kies het potloodpictogram om een opdracht te bewerken.
  2. Kies het prullenbakpictogram om een opdracht te verwijderen.

 

Een opgeslagen Uit te voeren opdracht in het venster Nieuwe opdracht gebruiken

  1. Om het venster NIEUWE OPDRACHT te openen klikt u op OPDRACHT MAKEN.
  2. Begin in het veld Uit te voeren opdracht de titel van een door u gemaakte Uit te voeren opdracht te typen.
  3. Selecteer uw opgeslagen titel in de lijst. De velden Beschrijving van opdracht en Verwachte duur worden automatisch ingevuld met de eerder door u opgeslagen gegevens.

 

Een monteur toewijzen

    1. Selecteer het filter Aanbevelingen gebaseerd op om monteurs te filteren op basis van hun planning of huidige locatie:
      recommendations_based_on.png
      • Selecteer Plannen om aanbevelingen te krijgen voor monteurs met de beste reistijd voor de nieuwe opdracht.
      • Selecteer Voertuiglocatie om te zien welke monteurs zich momenteel vlak bij de nieuwe opdracht bevinden. Elke aanbevolen monteur heeft een status van ‘Bezig’, ‘Beschikbaar’ of ‘Buiten dienst’. Bekijk Statuslabels van monteurs begrijpen voor meer informatie.
        De planning en voertuiglocaties worden alleen weergegeven wanneer de opdracht voor vandaag gepland staat.
    2. Selecteer uw monteur. Om de opdracht uit te zetten, schakelt u de knop Opdracht verzenden naar monteurs in.
      dispatch_toggle.png
    3. Klik op Opslaan.

 

Foto's, handtekeningen, aantekeningen en bestanden toevoegen

U kunt informatie zoals foto's, handtekeningen, aantekeningen en bestanden (inclusief documenten) aan opdrachten toevoegen, zodat de monteur deze kan bekijken.

Foto's en bestanden toevoegen aan een nieuwe opdracht

  1. Klik op het tabblad Taakplanner en klik vervolgens op OPDRACHT MAKEN om het venster Nieuwe opdracht te openen.
  2. Klik op BESTANDEN TOEVOEGEN en selecteer de bestanden die u wilt uploaden. U kunt de volgende documenttypen uploaden: JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT. De bestanden zijn nu toegevoegd.

U kunt maximaal 10 bestanden per keer uploaden. Elk bestand mag maximaal 20 MB zijn.

Foto's en bestanden toevoegen aan een reeds bestaande opdracht

  1. Klik in Taakplanner op de opdracht waar u de bestanden aan toe wilt voegen.
  2. Klik in Opdrachtrecords op BEKIJKEN.
  3. Klik op de knop BESTAND TOEVOEGEN. Selecteer de bestanden die u wilt uploaden.

Monteurs kunnen handtekeningen toevoegen aan opdrachten. Als een monteur of een beheerder handtekeningen, foto's, aantekeningen en/of bestanden heeft toegevoegd, verschijnen deze onder Opdrachtrecord in het tabblad Taakplanner van Reveal Field.

Monteurs moeten over de laatste versie van de monteur-app beschikken om de bestanden te kunnen bekijken.

 

Volg deze stappen om opmerkingen, foto's en handtekeningen voor een opdracht weer te geven:

  1. Klik op het tabblad Taakplanner om te zoeken naar de opdracht die u wilt weergeven.
  2. Om het venster Opdracht te openen, klikt u op de opdrachtkaart.
  3. In het venster Opdracht, in het gedeelte Opdrachtrecord klikt u op ALLES WEERGEVEN. In het vervolgens geopende venster Opdrachtrecord worden de bij de opdracht behorende aantekeningen, foto's en handtekeningen weergegeven.

U kunt een foto of handtekening selecteren om deze groter op het scherm weer te geven.
Om een foto, aantekening of handtekening te verwijderen, klikt u op het pictogram naast de foto, aantekening of handtekening die u wilt verwijderen. Klik vervolgens op de knop Verwijderen.

 

Ontdek hoe u een opdracht bewerkt.

Ontdek hoe u Opdrachtmeldingen kunt instellen.

Ontdek hoe u Monteurmeldingen instelt.

Ontdek hoe u Klantmeldingen kunt instellen.


Was dit artikel nuttig?


Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 6