Bestaande contactpersonen van klanten importeren

Contactpersonen van klanten worden geïmporteerd in het instellingengedeelte van Reveal Field.

Importeren vanuit andere software

U kunt contactpersonen vanuit andere software zoals QuickBooks importeren in Reveal. Hiervoor moet uw bestand met contactpersonen een van de volgende indelingen hebben:

  • Excel (XLSX of XLS)
  • CSV (UTF-8)

Opmerking: voor de meeste softwarepakketten kunt u op de website van de software instructies vinden om de contactpersonen van klanten te exporteren.
Als u niet zeker weet welke bestandsindeling vereist is wanneer u vanuit Excel wilt importeren, downloadt u de Excel-sjabloon uit het gedeelte Contactpersonen van klanten importeren van Reveal.

Een bestand importeren

Volg deze richtlijnen om een bestand te importeren:

  • Het bestand mag maar één werkblad bevatten.

     

  • Kolomkoppen moet op de eerste rij staan.

     

  • De naam van een kolomkop mag maar één keer voorkomen.
  • Een bestand mag niet meer dan 10.000 contactpersonen bevatten. De maximale bestandsgrootte per bestandstype is als volgt:
    • CSV 20 MB
    • .XLS 10 MB
    • .XLSX 5 MB
  • Een contactpersoon moet een naam (voor- of achternaam) en een telefoonnummer (mobiel of anders) hebben.
  • U kunt maximaal vijf e-mailadressen, vijf telefoonnummers van elke soort, vijf mobiele telefoonnummers en vijf adressen per contactpersoon importeren.
  • Zorg dat de contactgegevens voor elke persoon op één rij staan en niet zijn verspreid over meerdere rijen.
    Import_existing_customer_contacts.png

Contactgegevens afstemmen

Wanneer het bestand is geüpload, ziet u deze tabel:

Contact_Details.png

 

CONTACTGEGEVENS REVEAL

Deze kolom toont de koppen waaronder Reveal uw klantgegevens opslaat.

KOLOMKOPPEN BESTAND

Deze kolom toont de koppen die zijn overgenomen uit het door u geüploade bestand.

VOORBEELD VAN BESTAND

Deze kolom toont de gegevens uit de door u geselecteerde kolomkop.

Contactgegevens afstemmen

Selecteer koppen in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND zodat ze overeenkomen met de koppen in de kolom CONTACTGEGEVENS REVEAL.

Voorbeeld:

Waar er bij CONTACTGEGEVENS REVEAL E-mail staat, selecteert u E-mail in KOLOMKOPPEN BESTAND.
Vervolgens tonen de gegevens in VOORBEELD VAN BESTAND de e-mailadressen van uw klanten.

Dit zijn voorbeelden van goed afgestemde koppen:

Contact_Details_With_Preview.png

Opmerking: als een kolomkop in uw bestand dezelfde naam heeft als CONTACTGEGEVENS REVEAL, vindt de afstemming automatisch plaats.

Namen afstemmen

Voor- en achternamen die zijn gegroepeerd in de rij Voornaam, worden zonder probleem geïmporteerd.

Mobiele telefoonnummers afstemmen

Stem geïmporteerde mobiele telefoonnummers af met de kop Mobiele telefoon. Als u dat doet, kan de klant sms’jes met opdrachtbevestigingen en -herinneringen ontvangen wanneer deze zijn ingeschakeld. Als u ervoor kiest geen landcode in te voeren, gebruikt Field automatisch de landcode van het land waarin uw hoofdkantoor staat.

Adressen afstemmen

Stem het adres van een klant af door de relevante kop te selecteren in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND, bijvoorbeeld Adres, Factureren aan, Verzenden naar.

 

U kunt desgewenst extra adresregels toevoegen, zoals in het volgende voorbeeld.

 

Als uw klant meer dan één adres heeft, selecteert u +TOEVOEGEN naast Adres. Stem dit adres af op de juiste kop, bijvoorbeeld Verzenden naar adres.

 

Geslaagde imports

Volg deze stappen om te zien hoeveel contactpersonen zijn geïmporteerd:

  1. Ga naar Taakplanner.
  2. Klik op het instellingenpictogram
  3. Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
  4. Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
  5. Ga naar Geïmporteerde contactpersonen om te weten hoeveel contactpersonen uit uw bestand zijn geïmporteerd.

 

Volg deze stappen om te controleren of een contactpersoon is geïmporteerd:

  1. Ga naar Taakplanner.
  2. Klik op OPDRACHT MAKEN.
  3. Zoek naar een contactpersoon die u hebt geïmporteerd. Als de contactpersoon verschijnt, is deze succesvol geïmporteerd.

Mislukte imports

Volg deze stappen om te controleren of het importeren van een contactpersoon is mislukt:

  1. Ga naar Taakplanner.
  2. Klik op het instellingenpictogram
  3. Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
  4. Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
  5. Download het Excel-bestand met de mislukte imports.

 

Dit bestand bevat alle contactpersonen die niet zijn geïmporteerd en vermeldt naast elke contactpersoon de reden waarom dit niet is gelukt. U kunt de problemen oplossen en proberen het bestand opnieuw te uploaden.

 


Was dit artikel nuttig?


Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 6