contactpersonen van klanten importeren

Contactpersonen van klanten worden geïmporteerd in het instellingengedeelte van Reveal Field.

U kunt contactpersonen vanuit andere software zoals QuickBooks importeren in Reveal. Hiervoor moet uw bestand met contactpersonen een van de volgende indelingen hebben:

Excel (XLSX of XLS)
CSV (UTF-8)

Voor de meeste softwarepakketten kunt u op de website van de software instructies vinden om de contactpersonen van klanten te exporteren.
Als u niet zeker weet welke bestandsindeling vereist is wanneer u vanuit Excel wilt importeren, downloadt u de Excel-sjabloon uit het gedeelte Contactpersonen van klanten importeren van Reveal.

U kunt imports van klanten weergeven die in de afgelopen twintig dagen hebben plaatsgevonden in Instellingen > Contactpersonen van klanten importeren > Importeren. Gegevens van klantenimports die ouder zijn dan twintig dagen zijn niet meer beschikbaar.

In dit artikel wordt het volgende besproken:

Een bestand importeren
Contactgegevens afstemmen
Geslaagde imports
Mislukte imports
Contactpersonen verwijderen

Een bestand importeren

Volg deze richtlijnen om een bestand te importeren:

Het bestand mag maar één werkblad bevatten.
Kolomkoppen moet op de eerste rij staan.
De naam van een kolomkop mag maar één keer voorkomen.
Een bestand mag niet meer dan 10.000 contactpersonen bevatten. De maximale bestandsgrootte per bestandstype is als volgt:
- CSV 20 MB
- XLS 10 MB
- XLSX 5 MB
Een contactpersoon moet een naam (voor- of achternaam) en een telefoonnummer (mobiel of anders) hebben.
U kunt maximaal vijf e-mailadressen, vijf telefoonnummers van elke soort, vijf mobiele telefoonnummers en vijf adressen per contactpersoon importeren.
Zorg dat de contactgegevens voor elke persoon op één rij staan en niet zijn verspreid over meerdere rijen.

Contactgegevens afstemmen

Wanneer het bestand is geüpload, ziet u deze tabel:

De kolommen in de tabel zijn als volgt:

REVEAL CONTACTGEGEVENS: deze kolom toont de koppen waaronder Reveal uw klantgegevens opslaat.
KOLOM KOPPEN BESTAND: deze kolom toont de koppen die zijn overgenomen uit het door u geüploade bestand.
VOORBEELD VAN BESTAND: deze kolom toont de gegevens uit de door u geselecteerde kolomkop.

Contactgegevens afstemmen

Selecteer koppen in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND zodat ze overeenkomen met de koppen in de kolom CONTACTGEGEVENS REVEAL. De gegevens van uw bestand worden vervolgens weergegeven in de kolom VOORBEELD VAN BESTAND.

Als een kolomkop in uw bestand dezelfde naam heeft als CONTACTGEGEVENS REVEAL, vindt de afstemming automatisch plaats.

Namen afstemmen

Voor- en achternamen die zijn gegroepeerd in de rij Voornaam, worden zonder probleem geïmporteerd.

Telefoonnummers afstemmen

Stem het telefoonnummer van een klant af door het nummer te selecteren in het vervolgkeuzemenu KOLOMKOPPEN BESTAND.

Als uw klant meer dan één telefoonnummer heeft, selecteert u +TOEVOEGEN naast Telefoonnummer. Stem het aanvullende telefoonnummer af met de juiste kop.

Om uw contactpersonen taakbevestigingen en -herinneringen te sturen, moet u een mobiel telefoonnummer toevoegen onder de kop Mobiel. Om aanvullende mobiele telefoonnummers toe te voegen, selecteert u +TOEVOEGEN naast Mobiel.

Als u ervoor kiest om geen landcode voor uw mobiele nummer of telefoonnummer in te vullen, gebruikt Field automatisch de landcode van uw hoofdkantoor.

Adressen afstemmen

Stem het adres van een klant af door het te selecteren in het vervolgkeuzemenu KOLOMKOPPEN BESTAND.

Als uw klant meer dan één adres heeft, selecteert u +TOEVOEGEN naast Adres. Stem het aanvullende adres af met de juiste kop.

Geslaagde imports

Volg deze stappen om te controleren of uw contactpersonen zijn geïmporteerd:

Ga naar Taakplanner.
Klik op het instellingenpictogram
Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
Ga naar Geïmporteerde contactpersonen om te weten hoeveel contactpersonen uit uw bestand zijn geïmporteerd.

Volg deze stappen om te zien of een bepaald contactpersoon is geïmporteerd:

Ga naar Taakplanner.
Klik op OPDRACHT MAKEN.
Zoek naar een contactpersoon die u hebt geïmporteerd. Als de contactpersoon verschijnt, is deze succesvol geïmporteerd.

Mislukte imports

Volg deze stappen om mislukte imports van contactpersonen te bekijken:

Ga naar Taakplanner.
Klik op het instellingenpictogram
Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
Download het Excel-bestand met de mislukte imports.

Dit bestand bevat alle contactpersonen die niet zijn geïmporteerd en vermeldt naast elke contactpersoon de reden waarom dit niet is gelukt. U kunt de problemen oplossen en proberen het bestand opnieuw te uploaden.

Meer informatie over Contactpersonen van klanten importeren - foutmeldingen.

Contactpersonen van klanten verwijderen

Volg deze stappen om het bestand te verwijderen dat u heeft geïmporteerd met de contactpersonen van klanten:

Ga naar Taakplanner en klik op het pictogram Instellingen.
Klik op Contactpersonen van klanten importeren.
Zoek, in de tabel importgeschiedenis het bestand met geïmporteerde contactenpersonen dat u wilt verwijderen en klik op de prullenbak die ernaast staat.

Nadat een bestand verwijderd is, zullen de gegevens in de tabel Importgeschiedenis nog steeds zichtbaar zijn in lichtgrijze tekst. De volgende tekst is ook zichtbaar in de kolom UPDATES:
"[number of contacts] verwijderd door [admin name]."
Na enkele dagen is deze informatie niet langer zichtbaar.

Als er nieuwe contactpersonen zijn toegevoegd tijdens het maken van deze taken, blijven ze in Taakplanner staan, zelfs als de taak is verwijderd.

Meer informatie over Opdrachtgegevens importeren.

Ontdek hoe u een contactpersoon van een klant kunt verwijderen.