De introductie:

De belastingdienst komt altijd achteraf en accepteerd geen excuses zoals : ‘Dat wist ik niet’. Vandaar dat het belangrijk is om jouw administratie op orde te hebben. Het keurmerk is in het leven geroepen om er voor te zorgen dat je weet dat een gekozen systeem voldoet aan de eisen van de belastingdienst omtrent de rittenregistratie.

Ons systeem voldoet aan het keurmerk en faciliteert een volledige rittenregistratie. Dit betekent niet dat als de installatie is voltooid dat er een volledige ritten registratie uit komt rollen. Hiervoor moet het systeem eerst ingericht worden. 

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden. Deze komen aan bod in dit document. Als eerste zijn er een aantal instellingen die je in het systeem dient te doen en daarnaast heb je de periodieke controle.

Ik raad aan om ook de Keurmerk training te volgen zodat je zeker weet dat je het systeem correct hebt ingericht voor een volledige rittenregistratie conform de belastingdienst. Je kan je zelf registeren via onderstaande link

Registreren voor een training Keurmerk belastingdienst -> Klik hier!

1 De inrichting

De inrichting is bedoeld om de juiste informatie in het systeem op te slaan. Zonder deze instellingen zal er geen sprake zijn van een automatische en volledige rittenregistratie.

1.1 Bestuurders aanmaken*

Een rittenregistratie is pas volledig als er een bestuurder bekend is. Als je zelf de enige bestuurder bent is dat natuurlijk makkelijk te communiceren naar de belastingdienst maar het is nog makkelijker om dit automatisch te doen via het systeem. We hebben daarvoor twee mogelijkheden:

1. Bestuurder heeft een vast voertuig (1.1.1)
2. Meedere bestuurders per voertuig (driverID) (1.1.2)

Als een gebruiker ook een bestuurder* is dan ga je naar: ‘Beheer’ -> ‘Gebruikerslijst’ en open je de betreffende gebruiker met het ‘potloodicoon’ of je maakt een nieuwe gebruiker aan. Daar selecteer je ‘Ja, deze gebruiker is een bestuurder’

*Indien je een bestuurder alleen toegang wilt geven tot het Keurmerk gedeelte, zodat hij/zij zelf de rittenregistratie kan bekijken/controleren en wijzigen. Maak dan een bestuurder aan (zie 1.1.1 of 1.1.2) en volg dan de stappen in 3.2.2

1.1.1 Bestuurder heeft een vast voertuig

1. Login het systeem
2. Klik rechts boven in het scherm het menu open
   
   
   
3. Klik in het menu op ‘Beheer’
   
   
   
4. Kies onder het kopje ‘Bestuurders’ voor ‘Een nieuwe bestuurder aanmaken’
   
   
   
5. Vul de gegevens van de bestuurder in
   
   
   
6. Belangrijk zijn: ‘Burgerservice nummer’, ‘Voornaam’, ‘Achternaam’, 'Emailadres', ‘Privé gebruik toegestaan’ en ‘Thuisadressen’. Als je dat hebt ingevuld klik je voor ‘Opslaan’ (Herhaal)
7. Ga nu in ‘Beheer’ naar ‘Voertuigenlijst’
   
   
   
8. Kies een voertuig waaraan je de bestuurder wilt toevoegen en klik op het potlood icoon
   
   
   
9. Voeg het thuisadres van de bestuurder toe door een markering op de kaart om het adres heen. Klik op ‘Bewerk thuisadressen’
   
   
   
10. Kies bij de pulldown onder ‘Huidige bestuurder’ de bestuurder die je wilt toevoegen en klik op ‘Toewijzen’. Klik vervolgens op ‘Opslaan’
    

Nu is de bestuurder vast gekoppeld aan het voertuig en zal vanaf nu alle data dat op het voertuig weggeschreven wordt ook op de bestuurder worden weggeschreven.

1.1.2 Meerdere bestuurders per voertuig (Driver ID)

1. Login het systeem
2. Klik rechts boven in het scherm op het rondje met de initialen
   
   
   
3. Klik in het menu op ‘Beheer’
   
   
   
4. Kies onder het kopje ‘Bestuurders’ voor ‘Bestuurderslijst’
   Hier zie je de lijst met de batches/druppels. De cijfers komen overeen met de stickers op de batches/druppels. Wat je hier gaat doen is de bestuurder informatie invoeren bij de druppel/batch die je uit gaat geven aan die bestuurder.
   
   
   
5. Open ‘Driver 1’ -> Batch/druppel 1 door op het potlood icoon  te klikken
6. Vul de gegevens van de bestuurder in
   
   
   
7. Belangrijk zijn: ‘Burgerservice nummer’, ‘Voornaam’, ‘Achternaam’, 'Emailadres', ‘Privé gebruik toegestaan’ en ‘Thuisadressen’. Als je dat hebt ingevuld klik je voor ‘Opslaan’ (Herhaal)
8. ‘Huidig voertuig’ gebruik je niet omdat de toewijzing plaats vind door aanmelden in het voertuig met de druppel/batch
9. Voeg het thuisadres van de bestuurder toe door een markering op de kaart om het adres heen. Klik op ‘Bewerk thuisadressen’
   

Als je de bestuurders gegevens hebt ingevoerd bij de batches dan deel je de batches uit aan je bestuurders. Als je dit hebt gedaan dan kan je contact met ons opnemen om de ‘buzzer’ aan te zetten in de voertuigen. Dan zal er een buzzer afgaan als een bestuurder zich niet binnen 45 seconden aanmeld na het starten van het voertuig.

Voor de contactgegevens klik rechtsboven in het scherm op het vraagteken

2 De Controle

Het is van belang dat je controle houdt op de rittenregistratie. Je bent daar namelijk nog steeds zelf verantwoordelijk voor. Uiteraard wil je niet de hele dag in het systeem kijken of alles goed verloopt en dat hoeft ook niet. Maar het is aan te raden om zeker 1 keer per week de rittenregistratie te controleren. Hier zijn een aantal zaken om rekening mee te houden.

2.1 Gereden kilometers

De gereden km’s is een van de belangrijkste componenten van een rittenregistratie. Van de belastingdienst dien je de kilometerstand direct over te nemen uit het voertuig. GPS systemen doen dat niet en berekenen deze afstand doormiddel van GPS. De belastingdienst ziet de voordelen van een GPS systeem en heeft dit goedgekeurd. 

De belastingdienst heeft de volgende regel voor GPS systemen:  1 keer in de 2 maanden dien je de kilometerstand in het systeem te controleren/corrigeren. Dat doe je als volgt:

1. Login het systeem
2. Klik rechts boven in het scherm op het rondje met de initialen
   
   
   
3. Klik in het menu op ‘Beheer’
   
   
   
4. Kies onder het kopje ‘Voertuigen’ voor ‘Voertuigenlijst’
   
   
   
5. Klik op het potlood icoon om de voetuig informatie de openen
6. Ga naar het item ‘Huidige kilometerstand’
   
   

Als je op ‘Wijzigen’ klikt dan kan je de kilometerstand ingeven van een bepaalde datum en tijd. Dat hoeft dus niet meteen op het moment dat je de kilometerstand doorkrijgt. Als je met terugwerkende kracht de kilometerstand ingeeft zal het systeem de eventueel gereden kilometers na deze datum en tijd automatisch optellen bij de ingegeven kilometerstand.

2.2 Privé/Zakelijke kilometers

2.2.1 Registratie Privé

Als je het voertuig ook privé gebruikt en je betaalt geen bijtelling dan mag je in principe 500 kilometer per jaar privé rijden. Je dient deze kilometers wel bij te houden. Dit kan automatisch als je gebruik maakt van een privé knop. Zo niet dan zal je dit zelf moeten bijhouden. Ga naar 3.2.2. 

Maak je gebruikt van de privé knop in een voertuig dan kan je ritten als privé markeren door de knop in het voertuig 1 seconde in te drukken. Er zal dan een lampje gaan branden om aan te geven dat het voertuig in de privé stand staat. De rit zal dan privé zijn en het enige wat dan bij wordt gehouden is het aantal kilometers. 

Let op dat de standaard instelling is dat als het voertuig meer dan 10 minuten met het contact uit staat de privé status naar zakelijk teruggezet wordt. Als de rit daarna ook privé is dan zal je de knop opnieuw moeten indrukken om de privé status opnieuw te activeren.

2.2.2 Controle privé/ritten

Of privé voor je bestuurders is toegestaan of niet. Of je bent zelf de bestuurder. Er is altijd controle nodig. Zijn alle privé ritten wel geregistreerd? Is er privé gereden terwijl dat niet is toegestaan?

Het is allereerst belangrijk om te bepalen wie er verantwoordelijk is voor deze controle. Is dat de beheerder of is dat de bestuurder zelf. Als dat is bepaald en duidelijk is dan heb je de volgende mogelijkheden.

1. Dagelijks (dagrapport/ritten en stops):  https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360050800993-Dagrapport
   Hiermee kan je de ritten per dag controleren.
2. Wekelijks rapport urenstaat: https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360050070474-Weekrapport-urenstaat
   Een makkelijk rapport om activiteit op de dagen weer te geven.
3. Alarm op activiteit: https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360010453700-Alarmtypen#h_e1033828-3559-4da5-9ae8-8033c4473f9a
   Daarmee kan je een notificatie instellen dat je een bericht krijgt wanneer het voertuig buiten bepaalde tijden gaat rijden.
4. Herhalen:
   
   
   Hiermee kan je heel makkelijk de activiteit zien op de dag zelf of een dag in het verleden (bijvoorbeeld een zondag)

3 Rapportages

De rapportage waar het allemaal om draait is het rapport ‘Keurmerk’. Dit is het rapport in de format van de belastingdienst die je gebruikt als je controle krijgt van de belastingdienst. Hierin zijn alle eisen meegenomen die belangrijk zijn voor een soepele controle. 

3.1 Ondersteunende rapportages:

Ondersteunende rapportages zijn rapportages die je niet direct gebruikt als rittenregistratie rapport (al kan dat wel). Maar die als hulpmiddel kunnen dienen om je controles uit te voeren.

1. Dagelijks (dagrapport/ritten en stops):  https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360050800993-Dagrapport
   Hiermee kan je de ritten per dag controleren.
2. Wekelijks rapport urenstaat: https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360050070474-Weekrapport-urenstaat
   Een makkelijk rapport om activiteit op de dagen weer te geven.
3. Rapport afgelegde afstand: https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/articles/360050064274-Rapport-afgelegde-afstand
   In dit rapport krijg je voor de periode die je kiest een overzicht van de gereden kilometers. Als je in de rapport opties ‘Prive reis tonen’ aanvinkt dan zal je een splitsing krijgen van prive en zakelijk kilometers (als je een prive knop hebt)
   

3.2 Keurmerk rapport:

Het keurmerk rapport is waar het allemaal om draait. Hier vind je de rittenregistratie die uiteindelijk als bewijs moet dienen voor de belastingdienst. De data die je hier ziet moet kloppen.

Om daarvoor te zorgen kan je naast het totaal aantal kilometers (zakelijk/privé) ook de ritten opvragen voor een bepaalde periode die in het rapport opgenomen worden. Hierdoor heb je direct controle op de volledigheid en juistheid van deze data.

Voor de controle op de rittenregistratie en het bewaken van de privacy hebben we twee rollen gedefinieerd:

1. Account verantwoordelijke
2. Bestuurder 

(Het komt ook voor dat 1 persoon beiden rollen vervult. In dat geval kan je uiteraard alles)

3.2.1 Account verantwoordelijke

De account verantwoordelijke is degene die verantwoordelijk is voor de rittenregistratie van het bedrijf voor de geselecteerde periode. Je hebt toegang tot alle bestuurders. In deze rol heb je de volgende mogelijkheden:

• Totaal overzicht gereden km’s zakelijk en privé 
• Een overzicht van de zakelijk geregistreerde ritten
• Het opvragen van een keurmerk rapport van alle bestuurders

Hoe werkt het?

1. Ga in het systeem naar de Tab ‘Rapporten’
   
   
   
2. Scroll naar beneden naar het rapport ‘Keurmerk’
   
   
   
3. Klik op het rapport om de Rittenregistratie omgeving te openen
   
   
   
4. Selecteer je bestuurder(s) die je in het rapport wil terug zien
   
   
   
5. Kies de gewenste periode (onder aangepast kan je zelf je periode bepalen)
   
   
   
6. Klik op de knop ‘Reizen bekijken’ om een overzicht te krijgen van welke ritten er in het rapport meegenomen worden
   
   
   Dit zijn de zakelijk ritten. De privé ritten mogen we om privacy redenen niet weergeven en zullen in een volgende update zichtbaar zijn voor de betreffende bestuurder.
   Het volgende onderdeel is het Loonheffingsnummer.
   
   
   Hier dien je het loonheffingsnummer van de werkgever in te vullen. Dat is eenmalig.
   
   
   Het laatste onderdeel is het toevoegen van de email adres(en) van degene die het rapport willen ontvangen. Je kan meerdere email adressen toevoegen.
   
   
   
7. Klik rechtsonder in het scherm op de knop ‘Rapport verzenden’
   
   

Het Keurmerk rapport zal naar de betreffende email adressen worden verstuurd. Mocht er belangrijk informatie missen in het rapport dan zal je daar een melding van krijgen in de email.

3.2.2 Bestuurder

Om een bestuurder de mogelijkheid te geven om zijn/haar ritten op de vragen en te controleren moet de bestuurder ook gebruiker zijn. 

De bestuurder heeft inzicht in zijn/haar eigen ritten in de geselecteerde periode. In deze rol heb je de volgende mogelijkheden:

• Totaal overzicht gereden km’s zakelijk en privé 
• Een overzicht van de zakelijk en privé geregistreerde ritten
• Het opvragen van een keurmerk rapport van de bestuurder
• Het aanpassen van geregistreerde ritten van zakelijk naar privé en vice versa

Bestuurder toegang geven tot de rittenregistratie:

1. Ga naar ‘Beheer’ -> ‘Bestuurderslijst’ en op de bestuurder met het potlood icoon (zie 1.1.1 of 1.1.2)
2. Vink het vakje ‘Ja, deze bestuurder is een gebruiker’ aan
3. Vul het email adres in (login naam)
4. Vul het wachtwoord in

Je bestuurder kan nu inloggen in het systeem en ziet dan alleen het Keurmerk rapport.

Hoe werkt het?

Het werkt hetzelde als bovenstaande stappen bij de account verantwoordelijke met dat verschil dat de bestuurder alleen eigen ritten (data) kan inzien. In stap 6 zit het verschil. Waar de account verantwoordelijke alleen de zakelijk ritten kan inzien, kan de bestuurder het label wisselen tussen privé en zakelijk.

1. Als je een in je overzicht een rit opent dan kan je het ‘type’van de rit aanpassen. Als je dan op ‘Opslaan’ klikt dan verandert de status van de rit. Je kan ook zien of de rit van status is veranderd en wanneer dat is gebeurd. Ook als dit meerdere keren is gebeurd.

4 Nawoord

Er zijn elke week groepstrainingen waar in de basis van het systeem wordt uitgelegd. Deze trainingen zijn online en duren ongeveer een uur. Als je meer van het systeem wilt weten dan kan je je hiervoor opgeven. 

Online trainingen -> https://reveal-help.verizonconnect.com/hc/nl-nl/categories/360002243259

De bewaarplicht voor de belastingdienst is 7 jaar. Het is zeker aan te raden om zelf bij de belastingdienst te checken welke plichten je hebt voor de rittenregistratie. Ook voor de aansprakelijkheid kan dit van groot belang zijn. Zeker als je bestuurders in dienst hebt.

5 Privacy gedragscode en regelgeving Keurmerk

“Gedragscode Privacy Voertuigtelematicasystemen” Onderdeel van het Keurmerk
RitRegistratieSystemen van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen (SKRRS)

Hieronder vindt u de ‘Keurmerk Gedragscode Privacy’, deze code is alleen van toepassing
op Reveal Keurmerk klanten

https://drive.google.com/file/d/17EoR6tUCTm6ANKw9DRaJbWYsL88FfqL4/view?usp=shari
ng

Reglement Beroepscommissie t.b.v. Gedragscode Privacy Voertuigtelematicasystemen

Hieronder vindt u het reglement Beroepscommissie t.b.v. Gedragscode Privacy van
toepassing voor bestuurders  die gebruik maken van Reveal Keurmerk.

https://drive.google.com/file/d/1LswXMv_1E7-Xm8cQrAW_NzUeb6_az1-
H/view?usp=sharing