Rittenregistratie Belastingdienst (Keurmerk)

De belastingdienst komt altijd achteraf en accepteerd geen excuses zoals : ‘Dat wist ik niet’. Vandaar dat het belangrijk is om jouw administratie op orde te hebben. Het keurmerk is in het leven geroepen om er voor te zorgen dat je weet dat een gekozen systeem voldoet aan de eisen van de belastingdienst omtrent de rittenregistratie.

Ons systeem voldoet aan het keurmerk en faciliteert een volledige rittenregistratie. Dit betekent niet dat als de installatie is voltooid dat er een volledige ritten registratie uit komt rollen. Hiervoor moet het systeem eerst ingericht worden.

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden. Deze komen aan bod in dit document. Als eerste zijn er een aantal instellingen die je in het systeem dient te doen en daarnaast heb je de periodieke controle.

Eerste instellingen

De eerste instellingen zijn bedoeld om de juiste informatie in het systeem op te slaan. Zonder deze instellingen zal er geen sprake zijn van een automatische volledige rittenregistratie.

Bestuurders aanmaken

Een rittenregistratie is pas volledig als er een bestuurder bekent is. Als je zelf de enige bestuurder bent is dat natuurlijk makkelijk te communiceren naar de belastingdienst maar het is nog makkelijker om dit automatisch te doen via het systeem. We hebben daarvoor twee mogelijkheden:

  • Bestuurder heeft een vast voertuig
  • Meedere bestuurders per voertuig (driverID)

Bestuurder heeft een vast voertuig

  1. Login het systeem.
  2. Klik rechts boven in het scherm het menu open.
  3. Klik in het menu op Beheer.
  4. Kies onder het kopje Bestuurders voor Een nieuwe bestuurder aanmaken.
  5. Vul de gegevens van de bestuurder in.
  6. Belangrijk zijn: Burgerservice nummer, Voornaam, Achternaam, Privé gebruik toegestaan’ Als je dat hebt ingevuld klik je voor Opslaan (Herhaal).
  7. Ga nu in Beheer naar Voertuigenlijst.
  8. Kies een voertuig waaraan je de bestuurder wilt toevoegen en klik op het potlood icoon
  9. Kies bij de pulldown onder Huidige bestuurder de bestuurder die je wilt toevoegen en klik op Toewijzen.

Meerdere bestuurders per voertuig (Driver ID)

  1. Login het systeem.
  2. Klik rechts boven in het scherm het menu open.
  3. Klik in het menu op Beheer.
  4. Kies onder het kopje Bestuurders voor Bestuurderslijst.
    Hier zie je de lijst met de batches/druppels. De cijfers komen overeen met de stickers op de
    batches/druppels. Wat je hier gaat doen is de bestuurder informatie invoeren bij de druppel/batch die je uit gaat geven aan die bestuurder.
  5. Open Driver 1 > Batch/druppel 1 door op het potlood icoon te klikken.
  6. Vul de gegevens van de bestuurder in.
  7. Belangrijk zijn: Burgerservice nummer, Voornaam, Achternaam, Privé gebruik toegestaan’ Als je dat hebt ingevuld klik je voor Opslaan (Herhaal).
  8. Huidig voertuig gebruik je niet omdat de toewijzing plaats vind door aanmelden in het voertuig met de druppel/batch.
    Als je de bestuurders gegevens hebt ingevoerd bij de batches dan deel je de batches uit aan je bestuurders. Als je dit hebt gedaan dan kan je contact met ons opnemen om de ‘buzzer’ aan te zetten in de voertuigen. Dan zal er een buzzer afgaan als een bestuurder zich niet binnen 30 seconden aanmeld na het starten van het voertuig.
    Voor de contactgegevens klik rechtsboven in het scherm op het vraagteken.

Periodieke controle

Het is van belang dat je controle houdt op de rittenregistratie. Je bent daar namelijk nog steeds zelf verantwoordelijk voor. Uiteraard wil je niet de hele dag in het systeem kijken of alles goed verloopt en dat hoeft ook niet. Hier zijn een aantal zaken op rekening mee te houden.

Gereden kilometers

De gereden km’s is een van de belangrijkste componenten van een rittenregistratie. Van de belastingdienst dien je de kilometerstand direct over te nemen uit het voertuig. GPS systemen doen dat niet en berekenen deze afstand doormiddel van GPS. De belastingdienst ziet de voordelen van een GPS systeem en heeft dit goedgekeurd.

GPS systemen zullen op den duur wel gaan afwijken van de kilometerstand in het voertuig. Dat is bij goede systemen minder dan slechte GPS systemen. De belastingdienst gaat hier geen verschil in maken dus hebben ze als regel om 1 keer in de 2 maanden de kilometerstand in het systeem te corrigeren. Dat doe je als volgt:

  1. Login het systeem.
  2. Klik rechts boven in het scherm het menu open.
  3. Klik in het menu op Beheer.
  4. Kies onder het kopje Voertuigen voor Voertuigenlijst.
  5. Klik op het potlood icoon om de voertuig informatie de openen.
  6. Ga naar het item Huidige kilometerstand.
    Als je op Wijzigen klikt dan kan je de kilometerstand ingeven voor een bepaalde datum en tijd. Dat hoeft dus niet meteen op het moment dat je de kilometerstand doorkrijgt. Als je met terugwerkende kracht de kilometerstand ingeeft zal het systeem de eventueel gereden kilometers na deze datum en tijd automatisch optellen bij de ingegeven kilometerstand.

Privé/Zakelijke kilometers

Als je het voertuig ook privé gebruikt en je betaald geen bijtelling dan mag je in principe 500 kilometer per jaar rijden. Je dient de privé kilometers wel bij te houden. Dit kan in het systeem als je gebruikt maakt van een privé knop. Zo niet dan zal je dit zelf moeten bijhouden. Dit zou je kunnen doen in het dagrapport (in Excel format). Dit rapport zal je dan wel zelf moeten bewaren.

Maak je gebruikt van de privé knop in de voertuigen dan kan je ritten als privé markeren door de knop in het voertuig 1 seconde in te drukken. De rit zal dan privé zijn en het enige wat dan bij wordt gehouden is het aantal kilometers. Let op dat de standaard instelling is dat als het voertuig meer dan 10 minuten met het contact uit staat de privé status naar zakelijk teruggezet wordt. Als de rit daarna ook privé is dan zal je de knop opnieuw moeten indrukken om de privé status opnieuw te activeren.

Mocht je de knop een keer vergeten dan zal je deze ook doormiddel van een dagrapport moeten corrigeren en bewaren in je administratie. Privé is namelijk niet direct in het systeem te corrigeren.

Storing

Automatische email

Als er in een voertuig een storing plaatsvindt met de trackingunit die invloed heeft op de rittenregistratie kan de bestuurder hiervan via e-mail op de hoogte worden gebracht. Om dit te laten werken, moet er een e-mail adres van de bestuurder bekend zijn in het systeem. Het e-mail veld vindt U onder 'Beheer' bij het kopje bestuurder. Als u de betreffende bestuurder opent met het 'potlood' icoon ziet u het veld staan.

Indien zo een storing zich voordoet dient de registratie handmatig worden bijgehouden totdat de storing verholpen is.

Alarm

Onder ‘Alarmen’ kunt u notificaties instellen. Een van de notificaties is ‘Stroomonderbreking’. Deze notificatie stelt u direct op de hoogte als er zich een stroomstoring voordoet en de rittenregistratie mogelijk in gevaar komt. Hoe u een alarm instelt vindt u in het Helpcenter door te zoeken op ‘Alarm’.

De bewaarplicht voor de belastingdienst is 7 jaar. Het is zeker aan te raden om zelf bij de belastingdienst te checken welke plichten je hebt voor de rittenregistratie. Ook voor deaansprakelijkheid kan dit van groot belang zijn. Zeker als je bestuurders in dienst hebt.

 

“Gedragscode Privacy Voertuigtelematicasystemen” Onderdeel van het Keurmerk RitRegistratieSystemen van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen (SKRRS)

Hieronder vindt u de Keurmerk Gedragscode Privacy deze code is alleen van toepassing op Reveal Keurmerk klanten.

 

Reglement Beroepscommissie t.b.v. Gedragscode Privacy Voertuigtelematicasystemen

hieronder vindt u de reglement Beroepscommissie t.b.v. Gedragscode Privacy van toepassing voor bestuurders  dat van Reveal Keurmerk  gebruiken.


Was dit artikel nuttig?


Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 3