U kunt contactpersonen van klanten importeren via de sectie Instellingen in de taakplanner .
In dit artikel leggen we uit hoe u het volgende kunt doen:
U kunt contactpersonen vanuit andere software zoals QuickBooks importeren in Reveal. Hiervoor moet uw bestand met contactpersonen een van de volgende indelingen hebben:
-
Excel (.xlslx of .xls)
-
CSV (UTF-8)
Opmerking
Voor de meeste softwarepakketten kunt u op de website van de software instructies vinden om de contactpersonen van klanten te exporteren. Als u niet zeker weet welke bestandsindeling vereist is wanneer u vanuit Excel wilt importeren, downloadt u de Excel-sjabloon uit het gedeelte Contactpersonen van klanten importeren van Reveal.
Opmerking
U kunt imports van klanten weergeven die in de afgelopen twintig dagen hebben plaatsgevonden in Instellingen > Contactpersonen van klanten importeren > Importeren. Gegevens van klantenimports die ouder zijn dan twintig dagen zijn niet meer beschikbaar.
Een bestand importeren:
-
Het bestand mag maar één werkblad bevatten.
-
Kolomkoppen moet op de eerste rij staan.
-
De naam van een kolomkop mag maar één keer voorkomen.
-
Een bestand mag niet meer dan 10.000 contactpersonen bevatten. De maximale bestandsgrootte per bestandstype is als volgt:
-
CSV 20 MB
-
.XLS 10 MB
-
.XLSX 5 MB
-
-
Een contactpersoon moet een naam (voor- of achternaam) en een telefoonnummer (mobiel of anders) hebben.
-
U kunt maximaal vijf e-mailadressen, vijf telefoonnummers van elke soort, vijf mobiele telefoonnummers en vijf adressen per contactpersoon importeren.
-
Zorg dat de contactgegevens voor elke persoon op één rij staan en niet zijn verspreid over meerdere rijen.
Wanneer uw bestand is geüpload, wordt de volgende tabel weergegeven:
De kolommen in de tabel zijn als volgt:
-
CONTACTGEGEVENS REVEAL De koppen waaronder Reveal uw klantgegevens opslaat.
-
KOLOMKOPPEN BESTAND De koppen die zijn overgenomen uit het door u geüploade bestand.
-
VOORBEELD VAN BESTAND De gegevens uit de door u geselecteerde kolomkop.
Overeenkomst contactgegevens
-
Selecteer koppen in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND zodat ze overeenkomen met de koppen in de kolom CONTACTGEGEVENS REVEAL. De gegevens van uw bestand worden vervolgens weergegeven in de kolom VOORBEELD VAN BESTAND.
Opmerking
Als een kolomkop in uw bestand dezelfde naam heeft als CONTACTGEGEVENS REVEAL, vindt de afstemming automatisch plaats. Voor- en achternamen die zijn gegroepeerd in de rij Voornaam, worden zonder probleem geïmporteerd.
-
Stem het telefoonnummer van een klant af door het nummer te selecteren in het vervolgkeuzemenu KOLOMKOPPEN BESTAND.
-
Als uw klant meer dan één telefoonnummer heeft, selecteert u +TOEVOEGEN naast Telefoonnummer. Stem het aanvullende telefoonnummer af met de juiste kop.
-
Als u uw contactpersonen taakbevestigingen en -herinneringen wilt sturen, moet u een mobiel telefoonnummer toevoegen onder de kop Mobiel. Om aanvullende mobiele telefoonnummers toe te voegen, selecteert u +TOEVOEGEN naast Mobiel. Als u ervoor kiest om geen landcode voor uw mobiele nummer of telefoonnummer in te vullen, gebruikt Field automatisch de landcode van uw hoofdkantoor.
-
Stem het adres van een klant af door het te selecteren in het vervolgkeuzemenu KOLOMKOPPEN BESTAND.
-
Als uw klant meer dan één adres heeft, selecteert u +TOEVOEGEN naast Adres. Stem het aanvullende adres af met de juiste kop.
U kunt als volgt controleren of uw contactpersonen zijn geïmporteerd:
-
Ga naar Taakplanner en klik op Instellingen.
-
Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
-
Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
-
Ga naar Geïmporteerde contactpersonen om te zien hoeveel contactpersonen uit uw bestand zijn geïmporteerd.
Volg deze stappen om te zien of een bepaald contactpersoon is geïmporteerd:
-
Ga naar Taakplanner.
-
Klik op TAAK MAKEN.
-
Zoek naar een contactpersoon die u hebt geïmporteerd. Als ze in de lijst staan, dan zijn ze correct geïmporteerd.
Volg deze stappen om mislukte imports van contactpersonen te bekijken:
-
Ga naar Taakplanner en klik op Instellingen.
-
Ga naar Contactpersonen van klanten importeren.
-
Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
-
Download het Excel-bestand met de mislukte imports.
Dit bestand bevat de contactpersonen die niet zijn geïmporteerd en vermeldt de reden waarom dit niet is gelukt. Los de problemen op en probeer het bestand opnieuw te uploaden.
Meer informatie over Contactpersonen van klanten importeren - foutmeldingen.
Volg deze stappen om het bestand met de contactpersonen van klanten dat u heeft geïmporteerd te verwijderen:
-
Ga naar Taakplanner en klik op Instellingen.
-
Klik op Contactpersonen van klanten importeren.
-
Zoek in de tabel Importgeschiedenis het bestand met geïmporteerde contactenpersonen dat u wilt verwijderen en klik op de prullenbak
die ernaast staat.
Nadat een bestand is verwijderd, zijn de gegevens nog een poosje zichtbaar in de Importgeschiedenis. Deze gegevens worden grijs weergegeven. De volgende tekst is ook zichtbaar in de kolom UPDATES:
-
[aantal contactpersonen] verwijderd door [naam beheerder].
De informatie over de verwijderde bestanden verdwijnt na enkele dagen.
Opmerking
Als er nieuwe contactpersonen zijn toegevoegd tijdens het maken van deze taken, blijven ze in Taakplanner staan, ook als de taak is verwijderd.
-
Meer informatie over Taakgegevens importeren.
Meer informatie over contactpersonen van klanten verwijderen.