En la sección Usuarios y roles en Administrador, puede crear nuevos usuarios, editar usuarios existentes e invitar hasta 25 usuarios al mismo tiempo por email. Los usuarios que reciben una invitación por email completan sus propios perfiles.
Para ayudarte a comenzar, tu Administrador de cuenta puede haber creado hasta tres usuarios en tu cuenta durante la configuración.
Nota
Según el tipo de cuenta de Reveal que hayas comprado (y los permisos que tengas en Reveal), podrías configurar Roles y permisos y grupos en esta área. Si no cuentas con los permisos que necesitas, comunícate con tu administrador. Si una función no está disponible y te gustaría tenerla, comunícate con tu gerente de cuentas de Reveal.
Para abrir la ventana Crear usuario, haz clic en Perfil de cuenta > Administrador > Usuarios y roles > Crear usuario.
En la ventana Crear usuario, completa los siguientes campos y opciones:
- Nombre: (campo obligatorio)
- Apellido: (campo obligatorio)
- Número de teléfono móvil: ingresa el número de teléfono del usuario.
- Id. del empleado: ingresa el número de Id. del empleado del usuario.
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Dirección de email y contraseña (campo obligatorio):
En el campo Dirección de email (nombre de usuario), introduce la dirección de email del usuario (consulta la sección Reutilizar una dirección de email del usuario abajo, si utilizas una dirección de email que ya esté en uso en Reveal).
En el campo Contraseña, introduce una nueva contraseña. La contraseña debe ser de, por lo menos, ocho caracteres. Toma nota de la contraseña e infórmasela al usuario: la usará para iniciar sesión en Reveal.
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Acceso del administrador en Reveal:
Si tienes acceso de administrador y quieres que el nuevo usuario también sea administrador, selecciona la casilla de verificación Administrador. De esta manera, se le otorga al usuario acceso a todas las áreas de productos y todos los recursos.
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Acceso del administrador en Reveal Pro:
En Reveal Pro, si quiere que el nuevo usuario también sea administrador, seleccione la casilla de verificación Administrador. De esta manera, se le otorga al usuario acceso a todas las áreas de productos y todos los recursos. Si no quieres que el usuario sea administrador de todos los grupos, marque la casilla de verificación Administrator for: Groups checkbox and open the Groups link. Usa las casillas de verificación para seleccionar los grupos respecto de los cuales quieres que el usuario sea administrador y, luego, haz clic en Listo.
Nota
0 grupos significa que no se ha cancelado la selección de ningún grupo. Por lo tanto, el usuario tendrá acceso a todos los grupos.
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Acceso del usuario y cómo asignar un rol a un usuario en Reveal:
En Reveal, puedes asignarle a este usuario acceso específico a ciertas listas de vehículos o choferes, para lo cual deberás seleccionar Flota completa o grupos específicos de la lista, a la que puede accederse en el enlace 0 grupos.
El enlace Definir permisos te permite modificar los permisos del usuario. Todos los permisos se encuentran definidos como “completos” de manera predeterminada.
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Acceso del usuario y cómo asignar un rol a un usuario en Reveal Pro y Reveal:
Para asignar un rol al usuario, abre la lista desplegable Rol y selecciona un rol. Los roles definen el nivel de acceso que tiene un usuario a las funciones en Reveal. El usuario tendrá los mismos permisos que otros usuarios que ocupan ese rol.
Nota
Debes agregar el usuario a, como mínimo, un grupo. Si ha decidido que el usuario sea administrador, la lista Rol estará deshabilitada, ya que los administradores tienen acceso a todas las áreas.
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Cómo administrar un usuario en Reveal Pro
Para seleccionar quién puede administrar al usuario, haz clic en el enlace Administradores de grupo: Toda la flota. Utiliza las casillas de verificación para seleccionar grupos. A continuación, haz clic en Listo. Los administradores de los grupos seleccionados pueden administrar al usuario. Dicho gerente podrá ver y editar los usuarios seleccionados.
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¿Es este usuario un Conductor?
Si este usuario es también un conductor (por ejemplo, un empleado que trabaja en la oficina y también es conductor de entregas), selecciona la casilla de verificación Sí, este usuario es un conductor. Una vez que se ha creado el usuario o conductor, puedes editar los ajustes del conductor en Lista de conductores.
Nota
Si esta persona ya existe como Conductor en el sistema, al marcar la casilla de verificación, se duplicará su nombre. Si esto sucede, elimina al Conductor que no está asociado con el nuevo usuario.
- Zona horaria: seleccione la zona horaria del usuario.
- Idioma: para mostrar Reveal en el idioma de preferencia del usuario, selecciona el idioma de la lista.
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Región: selecciona el país del usuario. Las métricas, como la distancia y la fecha, se muestran en el formato del país seleccionado.
Para guardar los detalles y cerrar la ventana Crear usuario, haz clic en Guardar > Guardar.
Para guardar los detalles y agregar otro usuario, selecciona Guardar > Guardar y continuar.
Si tiene permiso para invitar a varios usuarios al mismo tiempo en Reveal, siga estos pasos:
- Para abrir la ventana Invitar múltiples usuarios, haz clic en Perfil de cuenta > Administrador > Usuarios y roles > Invitar múltiples usuarios.
- En el campo Dirección de email, introduce la dirección de email del nuevo usuario.
- Definir permisos para los usuarios. Los ajustes básicos son el rol predeterminado del Usuario. (En Reveal Pro y Reveal, para asignar un rol al usuario, abre la lista desplegable Rol y selecciona un rol). Los roles predeterminados también se pueden asignar durante este proceso.
- Para agregar el usuario a grupos, haz clic en Editar. Usa las casillas de verificación para seleccionar los grupos respecto de los cuales quieres que el usuario tenga acceso y, luego, haz clic en Listo. Nota: Debes agregar usuarios a, como mínimo, un grupo.
- Para agregar otro usuario, selecciona la opción Hacer clic para agregar otro. Aparece una nueva fila. Los roles y los grupos se copian de manera automática del primer nuevo usuario. Puedes editar estas opciones si quieres que el siguiente usuario tenga otro tipo de acceso.
- Cuando termines de agregar nuevos usuarios, haz clic en Enviar invitación. Los nuevos usuarios reciben una invitación por email en la que se les pide que se unan a tu cuenta. Una vez que aceptan la invitación, pueden iniciar sesión y completar sus propios perfiles.
En Lista de usuarios, puedes ver, crear, editar, eliminar o activar/desactivar usuarios en tu cuenta.
En Lista de usuarios, se muestra lo siguiente:
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Seleccionar usuarios múltiples:
Utilice las casillas de verificación para seleccionar varios usuarios. Una vez que seleccione una casilla de verificación, aparecerán los siguientes íconos:
Eliminar usuario: se eliminan todos los usuarios seleccionados.
Activar usuario: se activan las cuentas que se han desactivado previamente. Desactivar usuario: se desactivan todas las cuentas de los usuarios seleccionados.
- ¿Deseas buscar un usuario?: haz clic en el enlace para que aparezca el campo de búsqueda. Para buscar, escribe el nombre o la dirección de email del usuario y haz clic en Buscar.
- Crear un nuevo usuario: haz clic para crear un usuario único.
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Exportar: para descargar información sobre el usuario en una hoja de cálculo, usa las casillas de verificación para seleccionar usuarios. A continuación, haz clic en el ícono Exportar.
- Nombre completo: nombre completo del usuario.
- Nombre de usuario: la dirección de email del usuario.
- Rol: el rol asignado al usuario.
- Último inicio de sesión: fecha y hora en que el usuario inició sesión por última vez en Reveal.
- Grupo principal: si el usuario está asignado a uno o más grupos, el grupo principal aparece en esta lista.
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Estado: muestra el estado actual de la cuenta.
Activo: la cuenta está en uso en este momento.
Desactivado: se ha desactivado la cuenta. Para activar una cuenta previamente desactivada, utiliza el ícono de verificación.
Pendiente: se ha enviado una invitación, pero el usuario todavía no ha configurado la cuenta.
Vencido: se ha enviado una invitación, pero ya ha vencido. Para reenviar la invitación, haz clic en el ícono del correo.
- Editar: para abrir la ventana Editar usuario, haz clic en el ícono del lápiz.
- Eliminar: para eliminar una cuenta de usuario, haz clic en el ícono de papelera. En la ventana emergente, haz clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar la cuenta.
Una vez que se ingresa la dirección de email en el sistema, no puede eliminarse. Si quiere volver a usar una dirección de email para otro usuario, siga estos pasos antes de eliminar la cuenta del usuario:
- Edita la dirección de email actual. Por ejemplo, agrega un número a la dirección, de esta manera: johndoe1@example.com.
- Guarda la cuenta con esta dirección de email falsa.
- Elimina la cuenta del usuario.
- Crea un nuevo usuario con la dirección de email original (sin editar).
Para abrir la ventana Editar usuario, en la Lista de usuarios, haz clic en el ícono del lápiz junto al usuario que deseas editar. Aquí, además de editar los detalles existentes, también puedes enviar una solicitud de inclusión por mensaje de texto (SMS), restablecer la contraseña del usuario y desactivar la cuenta del usuario.
Nota
Si el usuario también es conductor, los cambios que implemente aquí podrán afectar los ajustes del usuario.
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Solicitud de inclusión por SMS (mensaje de texto)
Para enviar una solicitud de inclusión por SMS al teléfono del usuario, haz clic en Enviar nueva solicitud de inclusión. Si el usuario acepta la invitación, recibirá notificaciones por SMS en su teléfono. El estado actual se muestra como No ha optado por la inclusión (el usuario no ha aceptado la invitación o no ha recibido una solicitud) o Inclusión rechazada (el usuario ha rechazado una invitación).
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Restablecer contraseña
Para restablecer la contraseña, en el campo Contraseña, ingresa una nueva contraseña y, luego, haz clic en Restablecer contraseña.
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Desactivar usuario
Para desactivar al usuario, selecciona la casilla de verificación Desactivar usuario y, luego, selecciona Guardar > Guardar. Los usuarios o administradores no pueden acceder a una cuenta desactivada. La información sobre la cuenta permanece en el sistema y puedes reactivar la cuenta cuando lo desees.