Opdrachtgegevens importeren

Met de Reveal Taakplanner kunt u opdrachten importeren van de sectie Instellingen .

In dit artikel wordt het volgende besproken:

• Uw bestand voorbereiden
• Uw bestand importeren
• Taakgegevens afstemmen
• Dingen om op te letten
• Uw import controleren
• Geïmporteerde taken verwijderen

Uw bestand voorbereiden

U moet eerst uw taken exporteren uit uw andere softwarepakket. Bij de meeste softwarepakketten kunt u op de website van de software instructies vinden hoe u dit moet doen.

Om taken te importeren, moet uw bestand een van de volgende indelingen hebben:

• Excel (.xlslx of .xls)
• CSV (UTF-8)

Als u niet zeker weet welke bestandsindeling u wilt importeren, downloadt u de Excel-sjabloon uit het gedeelte Opdrachten importeren van Reveal.

Uw bestand importeren

Volg deze richtlijnen om een bestand te importeren:

• De maximale bestandsgrootte is 5 MB
• Het bestand mag maar één werkblad bevatten.
• Kolomkoppen moet op de eerste rij staan.
• De naam van een kolomkop mag maar één keer voorkomen.
• Een bestand mag niet meer dan 1000 opdrachten bevatten.
• Contactgegevens, Adres en een Uit te voeren opdracht zijn verplichte velden. De opdracht wordt niet geïmporteerd zonder deze informatie.
• Zorg dat de gegevens voor elke opdracht op één rij staan en niet zijn verspreid over meerdere rijen.
• Zorg dat nieuwe contactgegevens worden aangemaakt in de Taakplanner voordat u importeert.

U kunt imports van taken weergeven die in de afgelopen twintig dagen hebben plaatsgevonden in Instellingen > Taken importeren > Importeren. Gegevens van taakimports die ouder zijn dan twintig dagen zijn niet meer beschikbaar.

Taakgegevens afstemmen

Wanneer het bestand is geüpload, ziet u deze tabel:

Selecteer koppen in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND zodat ze overeenkomen met de koppen onder TAAKVELD.

Als u gebruikmaakt van ons sjabloon, komen de koppen automatisch overeen.

Contactgegevens

Deze kolommen geven de naam en het telefoonnummer van alle contactpersonen weer die verbonden zijn aan de taak. In het geval waarin twee contactpersonen dezelfde naam hebben, kunt u het telefoonnummer gebruiken om de juiste persoon te identificeren.

Taakgegevens

Deze kolommen geven alle informatie gerelateerd aan de taak weer, zoals het adres, de taakbeschrijving, de taak-ID, enz.

Datum en tijd

Deze kolommen geven weer wanneer het werk gepland staat, inclusief de starttijd en de tijdsduur. Taakduur wordt standaard aangepast naar één uur als u deze leeg laat.

Monteurs

De kolommen geven de monteurs weer die aan de taak zijn toegewezen.

Dingen om op te letten

Vul de voor- en achternaam van iedere Contactpersoon in en zorg ervoor dat u ze invult zoals deze in de Taakplanner staan.

Een Telefoonnummer van een contactpersoon mag alleen getallen en deze tekens bevatten: ( ) + _ * #.

Als een Telefoonnummer van een contactpersoon geen landcode bevat, wijst de Taakplanner automatisch de code toe die door uw hoofdkantoor wordt gebruikt.

De Uit te voeren taak mag niet meer dan 35 tekens bevatten.

De Taakbeschrijving mag niet meer dan 1024 tekens bevatten.

Een Taak-ID kan een cijfer tussen de 1 en 999999998 of een naam met maximaal 15 tekens zijn. Hier horen geen spaties bij maar wel letters, cijfers of de volgende symbolen: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £

Als u geen Taak-ID maakt, genereert de Taakplanner er automatisch een.

Het is handig om zoveel mogelijk informatie in te voeren, maar als u niet zeker bent van het adres is de naam van de stad genoeg.

Geïmporteerde taken die geen Datum, Starttijd of Toegewezen monteur bevatten, worden toegevoegd onder ‘In behandeling’.

U kunt geen Starttijd hebben zonder een Datum. Ook moet elke taak een eigen kolom hebben in het bestand.

Als u een Starttijd invult, moet deze een van de volgende indelingen hebben: UU:MM of UU:MM AM/PM.

Als u een Datum invult, moet deze een van de volgende indelingen hebben:

VS: MM/DD/JJJJ

EU: DD/MM/JJJJ

Taakduur moet tussen de 00:01 en 72:00 uur zijn.

Als u een monteur invult, moet u de voor- en achternaam invullen en u moet ervoor zorgen dat u ze invult zoals deze in de Taakplanner staan.

Uw imports controleren

Volg deze stappen om te zien om uw taken zijn geïmporteerd:

1. Taakplanner.
2. Klik op het instellingenpictogram
3. Ga naar Taken importeren.
4. Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
5. Ga naar Geïmporteerde taken om te weten hoeveel taken uit uw bestand zijn geïmporteerd.

Als er imports mislukken, downloadt u het beschikbare bestand met alle taken die niet zijn geïmporteerd en vermeldt u naast elke contactpersoon de reden waarom dit niet is gelukt. U kunt de problemen dan oplossen en proberen het bestand opnieuw te uploaden.

Geïmporteerde taken verwijderen

Om taken te verwijderen die u heeft geïmporteerd, klikt u op het prullenbakpictogram naast het bestand.

Bevestig vervolgens dat u de taak wilt verwijderen.

U kunt een opdracht niet verwijderen zodra deze verzonden is in Taakplanner.

 

Meer informatie over Contactpersonen van klanten importeren