Taakgegevens importeren
Met de Taakplanner in Reveal Field kunt u taken importeren via Instellingen > Taken importeren > Importeren.
In dit artikel leggen we uit hoe u het volgende kunt doen:
U moet uw taak exporteren vanuit de bronsoftware naar één van de volgende bestandsindelingen:
-
Excel (.xlslx of .xls)
-
CSV (UTF-8)
Bij de meeste softwarepakketten kunt u op de website van de software instructies vinden hoe u dit moet doen.
Opmerking
Als u niet zeker weet welke bestandsindeling vereist is wanneer u vanuit Excel wilt importeren, downloadt u de Excel-sjabloon uit het gedeelte Contactpersonen van klanten importeren van Reveal.
-
Vul de voor- en achternaam in van elke Contactpersoon en zorg ervoor dat u ze invult zoals deze in de Taakplanner staan.
-
Een Telefoonnummer van een contactpersoon mag alleen getallen en deze tekens bevatten: ( ) + _ * #
-
Als een Telefoonnummer contactpersoon geen landcode bevat, wijst de Taakplanner automatisch de code toe die door uw hoofdkantoor wordt gebruikt.
-
De Uit te voeren taak mag niet langer zijn dan 35 tekens.
-
De Taakbeschrijving mag niet langer zijn dan 1024 tekens.
-
Een Taak-ID kan een cijfer tussen de 1 en 999999998 of een naam met maximaal 15 tekens zijn. Hier horen geen spaties bij maar wel letters, cijfers of de volgende symbolen: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
-
Als u geen Taak-ID maakt, genereert de Taakplanner er automatisch een.
-
Het is handig om zoveel mogelijk informatie in te voeren, maar als u niet zeker bent van het Adres is de naam van de stad genoeg.
-
Geïmporteerde taken die geen Datum, Starttijd of Toegewezen monteur bevatten, worden toegevoegd onder In behandeling.
-
U kunt geen Starttijd invullen zonder Datum, en deze moeten allebei in hun eigen kolom staan in het bestand.
-
Als u een Starttijd invult, moet deze een van de volgende indelingen hebben: UU:MM of UU:MM AM/PM
-
Als u een Datum invult, moet deze een van de volgende indelingen hebben: VS: MM/DD/JJJJ of EU: DD/MM/JJJJ
-
De taakduur moet tussen de 00:01 en 72:00 uur zijn.
-
Als u een monteur invult, moet u de voor- en achternaam invullen en u moet ervoor zorgen dat u ze invult zoals deze in de Taakplanner staan.
Zie ook Bestandsrichtlijnen importeren.
Als u een bestand wilt importeren vanuit de Instellingen > Taken importeren > Importeren, klik dan op de knop NIEUWE IMPORT en volg de stappen.
Volg deze richtlijnen om een bestand te importeren:
-
De maximale bestandsgrootte is 5 MB
-
Het bestand mag maar één werkblad bevatten.
-
Kolomkoppen moet op de eerste rij staan.
-
De naam van een kolomkop mag maar één keer voorkomen.
-
Een bestand mag niet meer dan 1000 taken bevatten.
-
Contactpersoon, Uit te voeren taken en Adres zijn allemaal vereist. Zonder deze informatie wordt de taak niet geïmporteerd.
-
Zorg dat de gegevens voor elke taak op één rij staan en niet zijn verspreid over meerdere rijen.
-
Zorg dat nieuwe contactgegevens worden aangemaakt in de Taakplanner voordat u importeert.
Opmerking
U kunt imports van taken weergeven die in de afgelopen twintig dagen hebben plaatsgevonden in Instellingen > Taken importeren > Importeren. Gegevens van taakimports die ouder zijn dan twintig dagen zijn niet meer beschikbaar.
Nadat uw bestand is geüpload, wordt de volgende tabel weergegeven:
Selecteer koppen in de vervolgkeuzelijst KOLOMKOPPEN BESTAND zodat ze overeenkomen met de koppen in de kolom TAAKVELD.
Opmerking
Als u gebruikmaakt van ons sjabloon, komen de koppen automatisch overeen.
Deze kolommen geven de naam en het telefoonnummer van alle contactpersonen weer die verbonden zijn aan de taak. In het geval waarin twee contactpersonen dezelfde naam hebben, kunt u het telefoonnummer gebruiken om de juiste persoon te identificeren.
Deze kolommen geven alle informatie gerelateerd aan de taak weer, zoals het adres, de taakbeschrijving, de taak-ID, enz.
Deze kolommen geven weer wanneer het werk gepland staat, inclusief de starttijd en de tijdsduur. De Taakduur is standaard één uur als u dit veld leeg laat.
Volg deze stappen om te zien om uw taken zijn geïmporteerd:
-
Klik in Reveal Field op het tabblad Taakplanner en kies vervolgens het pictogram Instellingen
.
-
Ga naar Taken importeren.
-
Zoek de relevante import op in Importgeschiedenis.
-
Ga naar Geïmporteerde taken om te zien hoeveel taken uit uw bestand zijn geïmporteerd.
Als het importeren voor bepaalde bestanden mislukt, klik dan op Downloaden in de kolom UPDATES om het foutrapport te downloaden. Het rapport bevat een lijst met alle mislukte imports en de reden ervoor. U kunt de problemen dan oplossen en proberen het bestand opnieuw te uploaden.
Taken die u hebt geïmporteerd verwijderen:
Opmerking
U kunt een taak niet verwijderen zodra deze verzonden is in Taakplanner.
Meer informatie over Contactpersonen van klanten importeren.