Importar detalhes da tarefa

O Gestor de Tarefas do Reveal Field permite-lhe importar tarefas da secção Definições.

Este artigo abrange o seguinte:

• Preparar o ficheiro
• Importar o ficheiro
• Fazer corresponder os detalhes da tarefa
• Aspetos a ter em conta
• Verificar a importação
• Eliminar tarefas importadas

Preparar o ficheiro

Primeiro, tem de exportar as suas tarefas da sua outra solução de software. A maior parte das soluções de software inclui instruções sobre como o fazer no respetivo Web site.

Para importar tarefas, o seu ficheiro tem de estar num dos seguintes formatos:

• Excel (XLSX ou XLS)
• CSV (UTF-8)

Se não tiver a certeza quanto ao formato do ficheiro, transfira o nosso modelo Excel a partir da secção Importar tarefas do Reveal.

Importar o ficheiro

Para importar um ficheiro, siga estas orientações:

• O tamanho máximo do ficheiro é de 5 MB.
• Apenas pode haver uma folha no ficheiro.
• Os cabeçalhos de coluna apenas podem estar na primeira linha.
• Os nomes de cabeçalho de coluna não devem ser duplicados.
• Cada ficheiro não pode ter mais de 1000 tarefas.
• Contacto, Endereço e Tipo de tarefa são campos obrigatórios. A tarefa não será importada sem eles.
• Certifique-se de que os detalhes de cada tarefa são mantidos numa só linha e que não são distribuídos por várias.
• Certifique-se de que quaisquer contactos novos são criados no Gestor de Tarefas antes de tentar importar.

Pode ver as importações de tarefas que ocorreram nos últimos vinte dias em Definições > Importar tarefas > Importar. Os registos das importações de tarefas com mais de vinte dias já não estão disponíveis.

Fazer corresponder os detalhes da tarefa

Quando o ficheiro é carregado, é apresentada a seguinte tabela:

Selecione os títulos a partir do menu pendente TÍTULOS DA COLUNA DO FICHEIRO, de forma a corresponderem aos títulos do CAMPO DA TAREFA.

Se utilizar o nosso modelo, os títulos são correspondidos automaticamente.

Detalhes do contacto

Estas colunas apresentam o nome e o número de telefone de todos os contactos associados à tarefa. No caso de existirem dois contactos com o mesmo nome, o número de telefone pode ser utilizado para identificar o contacto correto.

Detalhes da tarefa

Estas colunas apresentam todas as informações relacionadas com a tarefa, tais como o endereço, a descrição da tarefa, o código da tarefa, entre outros.

Data e hora

Estas colunas apresentam quando o trabalho terá lugar, incluindo a data, a hora de início e a duração. A Duração da tarefa predefinida é de uma hora, se for deixada em branco.

Técnicos

Estas colunas apresentam os técnicos atribuídos à tarefa.

Aspetos a ter em conta

Inclua o nome próprio e o apelido de cada Contacto e certifique-se de que estão escritos conforme aparecem no Gestor de Tarefas.

Um Número de telefone do contacto deve conter apenas números e os seguintes carateres: ( ) + _ * #.

Se um Número de telefone do contacto não incluir o indicativo, o Gestor de Tarefas irá aplicar automaticamente o indicativo utilizado pela sua sede.

O Tipo de tarefa não deve ter mais do que 35 carateres.

A Descrição da tarefa não deve ter mais do que 1024 carateres.

O Código da tarefa pode ter entre 1 e 999999998 ou um nome que contenha até 15 carateres. Este não pode incluir espaços, mas pode incluir letras, números ou estes símbolos: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £

Se não criar um Código da tarefa, o Gestor de Tarefas irá gerar um automaticamente.

É melhor incluir o máximo de informações possível, mas, se não souber um Endereço, a cidade é suficiente.

As tarefas importadas que não tenham uma Data, uma Hora de início ou um Técnico atribuído serão adicionadas como "Pendente".

Não é possível ter uma Hora de início sem uma Data e cada uma deve ter a sua própria coluna no ficheiro.

Se incluir uma Hora de início, esta deve ser introduzida num dos seguintes formatos: HH:MM ou HH:MM AM/PM.

Se incluir uma Data, esta deve seguir um dos seguintes formatos:

EUA: MM/DD/AAAA

UE: DD/MM/AAAA

A Duração da tarefa deve ser entre 00:01 e 72:00 horas.

Se incluir um técnico, introduza o respetivo nome próprio e apelido e certifique-se de que estão escritos conforme aparecem no Gestor de Tarefas.

Verificar as importações

Para ver se as tarefas foram importadas com êxito, siga estes passos:

1. Gestor de Tarefas.
2. Clique no ícone das definições
3. Aceda a Importar tarefas.
4. Localize a importação relevante em Importar histórico.
5. Aceda a Tarefas importadas para saber quantas tarefas foram importadas do seu ficheiro.

Se alguma das importações falhar, transfira o ficheiro disponível que irá conter todas as tarefas que não foram importadas e indicar a razão da falha ao lado de cada uma. Em seguida, pode resolver estes problemas e tentar carregar novamente o ficheiro.

Eliminar tarefas importadas

Para eliminar as tarefas importadas, clique no ícone de caixote do lixo ao lado do ficheiro.

Em seguida, confirme que o pretende eliminar.

Após uma tarefa ter sido expedida no Gestor de Tarefas, não a pode eliminar.

 

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