Kundenkontakte importieren

Kundenkontakte werden aus dem Einstellungsbereich von Reveal Field importiert.

Sie können Kontakte aus einer anderen Softwarelösung, wie etwa QuickBooks, in Reveal importieren. Dazu muss Ihre Kontaktdatei in einem der folgenden Formate vorliegen:

  • Excel (XLSX oder XLS)
  • CSV (UTF-8)

Die meisten Softwarelösungen enthalten auf der zugehörigen Website eine Anleitung zum Exportieren Ihrer Kundenkontakte.
Falls Sie sich beim erforderlichen Dateiformat nicht sicher sind, können Sie unsere Excel-Vorlage im Abschnitt „Kundenkontakte importieren“ von Reveal herunterladen.

Sie können Kundenimporte der letzten zwanzig Tage unter Einstellungen > Kundenkontakte importieren > Importieren anzeigen. Datensätze zu Kundenimporten, die älter als zwanzig Tage sind, sind nicht verfügbar.

 

Dieser Artikel deckt Folgendes ab:

Importieren einer Datei

Befolgen Sie diese Richtlinien, die für den Import einer Datei gelten:

  • Die Datei darf nur ein Arbeitsblatt enthalten.
  • Spaltenüberschriften dürfen sich nur in der ersten Zeile befinden.
  • Die Namen der Spaltenüberschriften dürfen nicht doppelt sein.
  • Eine Datei darf nicht mehr als 10.000 Kontakte enthalten. Hier ist die maximale Dateigröße pro Dateityp:
    • CSV 20 MB
    • XLS 10 MB
    • XLSX 5 MB
  • Ein Kontakt muss einen Namen (Vor- oder Nachname) und eine Telefonnummer (Mobiltelefon oder andere) aufweisen.
  • Sie können bis zu fünf E-Mail-Adressen, fünf Telefonnummern jeglicher Art, fünf Mobiltelefonnummern und fünf Adressen pro Kontakt importieren.
  • Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten für jede Person in einer einzelnen Zeile aufbewahrt werden und nicht über mehrere Zeilen verbreitet sind.
    Import_existing_customer_contacts.png

Zuordnen von Kontaktdaten

Wenn die Datei hochgeladen ist, sehen Sie die folgende Tabelle:

Contact_Details.png

Die Tabelle umfasst folgende Spalten:

  • REVEAL-KONTAKTDATEN: Zeigt die Überschriften, unter denen Reveal Ihre Kundeninformationen speichert.
  • SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI: Zeigt die Überschriften, die aus der hochgeladenen Datei übernommen wurden.
  • VORSCHAU AUS DATEI: Zeigt Informationen aus der ausgewählten Spaltenüberschrift.

Zuordnen von Kontaktdaten

Wählen Sie Überschriften aus dem Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus, damit sie den Überschriften in der Spalte REVEAL-KONTAKTDATEN zugeordnet werden können. Die Details aus Ihrer Datei erscheinen anschließend in der Spalte VORSCHAU AUS DATEI.

Contact_Details_With_Preview.png

Falls eine Spaltenüberschrift aus Ihrer Datei denselben Namen wie die REVEAL-KONTAKTDATEN aufweist, werden sie einander automatisch zugeordnet.

Zuordnen von Namen

Gemeinsam im Feld Vorname gruppierte Vor- und Nachnamen werden ohne Probleme importiert.

Zuordnen von Telefonnummern

Ordnen Sie die Telefonnummer eines Kunden zu, indem Sie sie im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI auswählen.

Falls Ihr Kunde mehrere Telefonnummern aufweist, wählen Sie neben Telefonnummer die Option +HINZUFÜGEN aus. Ordnen Sie die zusätzliche Telefonnummer der richtigen Überschrift zu.

Add_multiple_phone.jpg
Fügen Sie die Mobiltelefonnummer Ihrer Kontakte unter der Überschrift Mobil hinzu, um ihnen Auftragsbestätigungen und Erinnerungen zu senden. Wählen Sie neben Mobil die Option +HINZUFÜGEN aus, um weitere Mobiltelefonnummern hinzuzufügen.

Falls Sie keine Mobiltelefonnummer und keine Landesvorwahl eingeben, wird automatisch die Landesvorwahl Ihres Hauptsitzes verwendet.

Zuordnen von Adressen

Ordnen Sie die Adresse eines Kunden zu, indem Sie sie im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI auswählen.


Falls Ihr Kunde mehrere Adressen aufweist, wählen Sie neben Adresse +HINZUFÜGEN aus. Ordnen Sie die zusätzliche Adresse der richtigen Überschrift zu.

Erfolgreiche Importe

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu überprüfen, ob alle Kontakte importiert wurden:

  1. Wechseln Sie zu Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol.
  3. Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
  4. Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
  5. Wechseln Sie zu Importierte Kontakte, um zu erfahren, wie viele Kontakte aus Ihrer Datei importiert wurden.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu überprüfen, ob ein bestimmter Kontakt importiert wurde:

  1. Wechseln Sie zu Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN.
  3. Suchen Sie einen Kontakt, den Sie importiert haben. Falls er erscheint, wurde er erfolgreich importiert.

Fehlgeschlagene Importe

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Kontakte zu überprüfen, die nicht importiert wurden:

  1. Wechseln Sie zu Zeitplaner.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol.
  3. Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
  4. Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
  5. Laden Sie die Excel-Datei herunter, die die fehlgeschlagenen Importe enthält.

Diese Datei enthält alle Kontakte, die nicht importiert wurden, und den Grund für den Importfehler neben dem jeweiligen Kontakt. Sie können diese Probleme beheben und versuchen, die Datei erneut hochzuladen.

Kundenkontaktdateien löschen

Löschen Sie die Datei, die Sie mit Kundenkontakten importiert haben, indem Sie die folgenden Schritte durchführen:

  1. Wechseln Sie zu Zeitplaner und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
  2. Klicken Sie auf Kundenkontakte importieren.
  3. Suchen Sie in der Tabelle „Importhistorie“ die importierten Kontakte, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol daneben.

Nach dem Löschen einer Datei sind ihre Details in der Tabelle „Importhistorie“ weiter im hellgrauen Text zu sehen. Der folgende Text wird auch in der Spalte UPDATES angezeigt:
"„[Anzahl der Kontakte] gelöscht von [Name des Administrators].“ "
Diese Information ist nach ein paar Tagen nicht mehr sichtbar.

Falls beim Erstellen dieser Aufträge neue Kontakte hinzugefügt wurden, bleiben diese im Zeitplaner, selbst wenn der Auftrag gelöscht wird.

 

Erfahren Sie mehr: Auftragsdetails importieren.

Erfahren Sie, wie Sie Kundenkontakte löschen.


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