Kundenkontakte importieren
Sie können Kundenkontakte mithilfe des Abschnitts Einstellungen im Zeitplaner importieren.
In diesem Artikel wird Folgendes beschrieben:
Sie können Kontakte aus einer anderen Softwarelösung, wie etwa QuickBooks, in Reveal importieren. Dazu muss Ihre Kontaktdatei in einem der folgenden Formate vorliegen:
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Excel (XLSX oder XLS)
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CSV (UTF-8)
Anmerkung
Die meisten Softwarelösungen enthalten auf der zugehörigen Website eine Anleitung zum Exportieren Ihrer Kundenkontakte. Falls Sie sich beim erforderlichen Dateiformat nicht sicher sind, können Sie unsere Excel-Vorlage im Abschnitt Kundenkontakte importieren in Reveal herunterladen.
Anmerkung
Sie können Kundenimporte der letzten 20 Tage unter Einstellungen > Kundenkontakte importieren > Importieren anzeigen. Datensätze zu Kundenimporten, die älter als 20 Tage sind, sind nicht verfügbar.
So importieren Sie eine Datei:
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Die Datei darf nur ein Arbeitsblatt enthalten.
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Spaltenüberschriften dürfen sich nur in der ersten Zeile befinden.
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Die Namen der Spaltenüberschriften dürfen nicht doppelt sein.
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Eine Datei darf nicht mehr als 10.000 Kontakte enthalten. Hier ist die maximale Dateigröße pro Dateityp:
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CSV 20 MB
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XLS 10 MB
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XLSX 5 MB
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Ein Kontakt muss einen Namen (Vor- oder Nachname) und eine Telefonnummer (Mobiltelefon oder andere) aufweisen.
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Sie können bis zu fünf E-Mail-Adressen, fünf Telefonnummern jeglicher Art, fünf Mobiltelefonnummern und fünf Adressen pro Kontakt importieren.
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Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten für jede Person in einer einzelnen Zeile aufbewahrt werden und nicht über mehrere Zeilen verbreitet sind.
Wenn die Datei hochgeladen wurde, wird folgende Tabelle angezeigt:
Die Tabelle umfasst folgende Spalten:
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REVEAL-KONTAKTDATEN: Die Überschriften, unter denen Reveal Ihre Kundeninformationen speichert.
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SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI: Die Überschriften, die aus der hochgeladenen Datei übernommen wurden.
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VORSCHAU AUS DATEI: Die Informationen aus der ausgewählten Spaltenüberschrift.
So gleichen Sie Kontaktdaten ab:
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Wählen Sie Überschriften aus dem Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus, damit sie den Überschriften in der Spalte REVEAL-KONTAKTDATEN zugeordnet werden können. Die Details aus Ihrer Datei erscheinen anschließend in der Spalte VORSCHAU AUS DATEI.
Anmerkung
Falls eine Spaltenüberschrift aus Ihrer Datei denselben Namen wie die REVEAL-KONTAKTDATEN aufweist, werden sie einander automatisch zugeordnet. Gemeinsam im Feld Vorname gruppierte Vor- und Nachnamen werden ohne Probleme importiert.
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Zum Zuordnen der Telefonnummer eines Kunden wählen Sie sie im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus.
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Falls Ihr Kunde mehrere Telefonnummern hat, wählen Sie im Abschnitt Telefon die Option +HINZUFÜGEN aus. Ordnen Sie die zusätzliche Telefonnummer der richtigen Überschrift zu.
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Fügen Sie die Mobiltelefonnummer unter der Überschrift Mobil hinzu, falls Sie Ihren Kontakten Auftragsbestätigungen und Erinnerungen senden möchten. Wählen Sie im Abschnitt Mobil die Option +HINZUFÜGEN aus, um weitere Mobiltelefonnummern hinzuzufügen. Falls Sie keine Mobiltelefonnummer und keine Landesvorwahl eingeben, wird automatisch die Landesvorwahl Ihres Hauptsitzes verwendet.
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Zum Zuordnen der Adresse eines Kunden wählen Sie sie im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus.
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Falls Ihr Kunde mehrere Adressen aufweist, wählen Sie im Abschnitt Adresse die Option +HINZUFÜGEN aus. Ordnen Sie die zusätzliche Adresse der richtigen Überschrift zu.
Überprüfen Sie, ob alle Kontakte importiert wurden:
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Wechseln Sie zu Zeitplaner und klicken Sie auf Einstellungen
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Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
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Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
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Wechseln Sie zu Importierte Kontakte, um zu erfahren, wie viele Kontakte aus Ihrer Datei importiert wurden.
Überprüfen Sie, ob ein bestimmter Kontakt importiert wurde:
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Wechseln Sie zu „Zeitplaner“.
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Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN.
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Suchen Sie einen Kontakt, den Sie importiert haben. Wenn er aufgeführt ist, wurde er erfolgreich importiert.
Überprüfen Sie Kontakte, die nicht importiert wurden:
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Wechseln Sie zu Zeitplaner und klicken Sie auf Einstellungen
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Gehen Sie zu Kundenkontakt importieren.
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Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
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Laden Sie die Excel-Datei herunter, die die fehlgeschlagenen Importe enthält.
Diese Datei enthält die Kontakte, die nicht importiert wurden, und gibt den Grund für jeden Fehler an. Beheben Sie die Probleme und versuchen Sie, die Datei erneut hochzuladen.
Weitere Informationen zum Importieren von Kundenkontakten – Fehlermeldungen.
So löschen Sie die Datei, die Sie mit Kundenkontakten importiert haben:
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Wechseln Sie zu Zeitplaner und klicken Sie auf Einstellungen
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Klicken Sie auf Kundenkontakte importieren.
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Suchen Sie in der Tabelle Importhistorie die importierten Kontakte, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf das Papierkorbsymbol
daneben.
Nach dem Löschen einer Datei sind ihre Details eine begrenzte Zeit weiter in der Tabelle Importhistorie sichtbar und werden als ausgegrauter Text angezeigt. Der folgende Text wird auch in der Spalte UPDATES angezeigt:
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„[Anzahl der Kontakte] gelöscht von [Name des Administrators].“
Die Informationen über die gelöschte Datei sind nach ein paar Tagen nicht mehr sichtbar.
Anmerkung
Falls beim Erstellen dieser Aufträge neue Kontakte hinzugefügt wurden, bleiben diese im Zeitplaner, selbst wenn der Auftrag gelöscht wird.
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Erfahren Sie, wie Sie Auftragsdetails importieren.
Erfahren Sie, wie Sie Kundenkontakte löschen.