Auftragsdetails importieren

Mit dem Reveal-Zeitplaner können Sie Aufträge über den Abschnitt Einstellungen importieren.

In diesem Artikel werden die folgenden Themen behandelt:

• Vorbereiten Ihrer Datei
• Importieren Ihrer Datei
• Zuordnen der Auftragsdetails
• Wichtige Punkte
• Überprüfen Ihrer Importe
• Löschen von importierten Aufträgen

Vorbereiten Ihrer Datei

Zuerst müssen Sie Ihre Aufträge aus Ihrer anderen Softwarelösung exportieren. Die meisten Softwarelösungen enthalten Anweisungen dazu auf ihrer Website.

Zum Importieren von Aufträgen muss Ihre Datei in einem der folgenden Formate vorliegen:

• Excel (XLSX oder XLS)
• CSV (UTF-8)

Falls Sie sich beim Dateiformat nicht sicher sind, können Sie unsere Excel-Vorlage im Abschnitt Aufträge importieren von Reveal herunterladen.

Importieren Ihrer Datei

Befolgen Sie diese Richtlinien, die für den Import einer Datei gelten:

• Die Datei darf nicht größer als 5 MB sein.
• Die Datei darf nur ein Arbeitsblatt enthalten.
• Spaltenüberschriften dürfen sich nur in der ersten Zeile befinden.
• Die Namen der Spaltenüberschriften dürfen nicht doppelt sein.
• Eine Datei darf nicht mehr als 1.000 Aufträge enthalten.
• Kontakt, Adresse und Zu erledigender Auftrag sind erforderliche Felder. Ansonsten kann der Auftrag nicht importiert werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Angaben für jeden Auftrag nur in einer Zeile enthalten sind und nicht über mehrere Zeilen reichen.
• Stellen Sie sicher, dass alle neuen Kontakte vor dem Importvorgang im Zeitplaner erstellt wurden.

Sie können Auftragsimporte der letzten zwanzig Tage unter Einstellungen > Kundenkontakte importieren > Importieren anzeigen. Datensätze zu Auftragsimporten, die älter als zwanzig Tage sind, sind nicht verfügbar.

Zuordnen der Auftragsdetails

Nachdem Ihre Datei hochgeladen wurde, wird die folgende Tabelle angezeigt:

Wählen Sie Überschriften im Dropdownmenü SPALTENÜBERSCHRIFTEN DER DATEI aus, um sie den entsprechenden Überschriften im AUFTRAGSFELD zuzuordnen.

Wenn Sie unsere Vorlage verwenden, werden die Überschriften automatisch zugeordnet.

Kontaktdaten

In diesen Spalten werden der Name und die Telefonnummer aller Kontakte angezeigt, die zum Auftrag gehören. Falls zwei Kontakte den gleichen Namen haben, kann die Telefonnummer für die Identifikation genutzt werden.

Auftragsdetails

In diesen Spalten werden alle Informationen des Auftrags angezeigt, z. B. Adresse, Auftragsbeschreibung, Auftrags-ID usw.

Datum und Uhrzeit

In diesen Spalten wird angezeigt, wann die Arbeiten ausgeführt werden sollen, z. B. Datum, Startzeit und Dauer. Auftragsdauer wird automatisch auf eine Stunde festgelegt, wenn Sie das Feld leer lassen.

Techniker

In diesen Spalten werden die Techniker angezeigt, die dem Auftrag zugeordnet wurden.

Wichtige Punkte

Geben Sie für einen Kontakt jeweils den Vor- und Nachnamen an und achten Sie darauf, dass die Schreibweise mit der Angabe im Zeitplaner übereinstimmt.

Die Telefonnummer des Kontakts darf nur Zahlen und die folgenden Zeichen enthalten: ( ) + _ * #.

Wenn die Telefonnummer des Kontakts keinen Ländercode enthält, wendet der Zeitplaner automatisch den Code an, der von Ihrem Hauptsitz verwendet wird.

Der Text unter Zu erledigender Auftrag darf nicht länger als 35 Zeichen sein.

Die Auftragsbeschreibung darf nicht länger als 1.024 Zeichen sein.

Eine Auftrags-ID kann eine Zahl zwischen 1 und 999999998 oder ein Name mit maximal 15 Zeichen sein. Leerstellen werden bei dieser Beschränkung nicht eingerechnet, aber Buchstaben, Zahlen und die folgenden Symbole: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £.

Wenn Sie keine Auftrags-ID erstellen, wird sie vom Zeitplaner automatisch generiert.

Am besten geben Sie möglichst viele Informationen ein. Falls Sie sich bei einer Adresse nicht sicher sind, genügt auch der Name der Stadt.

Importierte Aufträge, denen keine Angaben für Datum, Startzeit bzw. Techniker zugewiesen sind, werden automatisch unter „Ausstehend“ hinzugefügt.

Das Angeben einer Startzeit ohne Datum ist nicht möglich. Die Datei sollte hierfür jeweils eine eigene Spalte enthalten.

Wenn Sie eine Startzeit angeben, muss diese eines der folgenden Formate haben: HH:MM oder HH:MM AM/PM.

Wenn Sie ein Datum angeben, muss dieses eines der folgenden Formate haben:

USA: MM/TT/JJJJ

EU: TT.MM.JJJJ

Auftragsdauer muss eine Länge von 00:01 bis 72:00 Stunden aufweisen.

Wenn Sie einen Techniker angeben, müssen Sie den Vor- und Nachnamen eingeben und darauf achten, dass die Schreibweise der Angabe im Zeitplaner entspricht.

Überprüfen Ihrer Importe

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu überprüfen, ob der Import Ihrer Aufträge erfolgreich war:

1. Zeitplaner.
2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol.
3. Wechseln Sie zu Aufträge importieren.
4. Suchen Sie den entsprechenden Import in Importhistorie.
5. Wechseln Sie zu Importierte Aufträge, um zu ermitteln, wie viele Aufträge aus Ihrer Datei importiert wurden.

Falls ein Import nicht erfolgreich ist, können Sie die verfügbare Datei herunterladen. Sie enthält Informationen zu allen Aufträgen, die nicht importiert wurden, und dazu jeweils den Grund für den Importfehler. Sie können diese Probleme dann beheben und versuchen, die Datei erneut hochzuladen.

Löschen von importierten Aufträgen

Klicken Sie zum Löschen von Aufträgen, die Sie importiert haben, neben der Datei jeweils auf das Papierkorbsymbol.

Bestätigen Sie anschließend den Löschvorgang.

Nachdem ein Auftrag im Zeitplaner kommissioniert wurde, können Sie ihn nicht mehr löschen.

 

Erfahren Sie, wie Sie Kundenkontakte importieren.