Einen neuen Auftrag erstellen

In diesem Artikel werden die folgenden Themen behandelt:

Mit dem Zeitplaner können Sie Aufträge erstellen, zuweisen und an Techniker kommissionieren. Mit der Funktion für intelligente Empfehlungen finden Sie basierend auf Verfügbarkeit, Fahrzeit, Fähigkeiten und aktuellem Standort des Fahrzeugs den für den Auftrag am besten geeigneten Techniker.

Die Funktion für intelligente Empfehlungen schlägt eine Liste mit Technikern vor, die den Auftrag ausführen können. Anschließend kann die Liste gefiltert und sortiert werden, um den am besten geeigneten Techniker für den Auftrag zu ermitteln.

Die Funktion für intelligente Empfehlungen des Zeitplaners steht noch nicht für alle Benutzer zur Verfügung.

Einen Auftrag erstellen

  1. Zum Erstellen eines Auftrags in der Ansicht Techniker oder Aufträge von Zeitplaner klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN. In der Ansicht Techniker können Sie einen Auftrag ebenfalls durch Klicken und Ziehen auf ein Zeitfenster in Zeitplaner erstellen. Alternativ klicken Sie zum Erstellen eines Auftrags für einen spezifischen Kontakt in der Ansicht Kontakte auf die drei vertikalen Punkte neben einem Namen und dann auf Auftrag erstellen. Nach dem Klicken auf AUFTRAG ERSTELLEN wird dem Auftrag, den Sie erstellen, eine Auftrags-ID zugewiesen. Die Auftrags-ID wird im Bereich Neuer Auftrag angezeigt. Falls Sie die Auftrags-ID ändern oder anpassen möchten, beachten Sie die folgenden Regeln:
    • Auftrags-IDs dürfen höchstens 15 Zeichen und keine Leerzeichen enthalten.
    • Sie dürfen Buchstaben, Ziffern und folgende Zeichen enthalten: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £.
  2. Klicken Sie zum Verwenden einer vorhandenen Auftrags-ID auf LINK ZU VORHANDENER AUFTRAGS-ID. Suchen Sie dann entweder nach einer vorhandenen ID oder wählen Sie eine aus der Liste der kürzlich erstellten Auftrags-IDs aus.

    Link_to_job_id.png
  3. Suchen Sie in den Kontaktdaten nach einem Kontakt. Wenn Sie auf LINK ZU VORHANDENER AUFTRAGS-ID geklickt haben, werden die Kontaktdaten für diese Auftrags-ID automatisch angezeigt. Wenn Sie alternativ einen neuen Kontakt erstellen möchten, klicken Sie auf NEUER KONTAKT, geben Sie die Kontaktdaten ein und wählen Sie KONTAKT SPEICHERN. Dann wird der neue Kontakt im Bereich Neuer Auftrag angezeigt.
  4. Geben Sie im Abschnitt Auftragsdetails die Adresse und den zu erledigenden Auftrag ein.
  5. Geben Sie im Abschnitt Termin Folgendes ein:
    • Datum
    • Startzeit: Falls Sie intelligente Empfehlungen für Techniker und eine Startzeit wünschen, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie lediglich eine Empfehlung für einen Techniker wünschen, geben Sie einfach eine Auftragsstartzeit ein.
    • Erwartete Dauer: Sie können einen Termin erstellen, der bis zu 3 Tage (72 Stunden) dauert. Falls Sie einen Auftrag haben, der länger dauert, planen Sie wiederkehrende Termine oder fügen Sie Folgetermine zur selben Auftrags-ID hinzu.
      Technikerempfehlungen sind für wiederkehrende Termine nicht verfügbar.
  6. Geben Sie in das Feld Techniker den Namen eines Technikers ein und führen Sie anschließend die unten angegebenen Schritte aus. Wählen Sie alternativ INTELLIGENTE EMPFEHLUNGEN ERHALTEN aus und führen Sie anschließend die unten angegebenen Schritte aus.
    GET_SMART.png

 

Einen zu erledigenden Auftrag hinzufügen

Zu erledigende Aufträge sind die Arten von Aufgaben, die Techniker für Kunden erledigen.

Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN, um das Feld Zu erledigender Auftrag aufzurufen.

Sie haben während der Erstellung eines Termins die Möglichkeit, im Bereich NEUER AUFTRAG einen zu erledigenden Auftrag einzutragen.

Sie können Typen für zu erledigende Aufträge speichern, damit Sie sie nicht bei jeder Erstellung eines neuen Termins erneut eingeben müssen.

Dazu befolgen Sie die folgenden Schritte:

  1. Klicken Sie im Zeitplaner auf das Symbol Einstellungen, um die Liste mit den zu erledigenden Aufträgen zu öffnen.
  2. Wählen Sie in den Einstellungen die Option Kontoeinstellungen > Zu erledigender Auftrag.
  3. Klicken Sie auf ZU ERLEDIGENDEN AUFTRAG HINZUFÜGEN.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • TITEL: Dieses Feld ist obligatorisch und Sie müssen für jeden zu erledigenden Auftrag einen eindeutigen Titel angeben.
    • BESCHREIBUNG: Geben Sie eine Auftragsbeschreibung ein.
    • ERWARTETE DAUER: Geben Sie die erwartete Auftragsdauer ein. Dieses Feld ist obligatorisch.
    • Klicken Sie auf SPEICHERN.

 

Einen zu erledigenden Auftrag bearbeiten oder löschen

  1. Wählen Sie das Bleistiftsymbol aus, um einen Auftrag zu bearbeiten.
  2. Wählen Sie das Papierkorbsymbol aus, um einen Auftrag zu löschen.

 

Einen gespeicherten zu erledigenden Auftrag im Bereich „Neuer Auftrag“ verwenden

  1. Klicken Sie auf AUFTRAG ERSTELLEN, um den Bereich „NEUER AUFTRAG“ zu öffnen.
  2. Geben Sie im Feld Zu erledigender Auftrag den Titel eines zu erledigenden Auftrags ein, den Sie erstellt haben.
  3. Wählen Sie Ihren gespeicherten Titel in der Liste aus. In die Felder für die Auftragsbeschreibung und die erwartete Dauer werden automatisch die zuvor gespeicherten Angaben eingefügt.

 

Techniker zuweisen

    1. Um die Techniker basierend auf ihrem Zeitplan oder dem Fahrzeugstandort zu filtern, wählen Sie einen der Filter unter Empfehlungen basierend auf aus:
      recommendations_based_on.png
      • Wählen Sie Zeitplan, um Empfehlungen für Techniker mit der besten Fahrzeit für den neuen Auftrag zu erhalten.
      • Wählen Sie Fahrzeugstandort, um Techniker anzuzeigen, die sich aktuell in der Nähe des neuen Auftrags befinden. Jeder empfohlene Techniker hat den Status „Beschäftigt“, „Verfügbar“ oder „Außer Dienst“. Weitere Informationen finden Sie unter Etiketten zum Technikerstatus.
        Die Optionen für Zeitplan und Fahrzeugstandort werden nur angezeigt, wenn der Auftrag für heute geplant ist.
    2. Wählen Sie Ihren Techniker aus. Wenn Sie den Auftrag kommissionieren möchten, wählen Sie den Umschalter Auftrag an Techniker senden.
      dispatch_toggle.png
    3. Klicken Sie auf Speichern.

 

Fotos, Unterschriften, Notizen und Dateien hinzufügen

Sie können Informationen zu Aufträgen hinzufügen, wie etwa Fotos, Unterschriften, Notizen und Dateien (einschließlich Dokumente), die der Techniker ansehen kann.

So fügen Sie einem neuen Auftrag Fotos und Dateien hinzu

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplaner und dann auf AUFTRAG ERSTELLEN, um den Bereich Neuer Auftrag zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf DATEIEN ANHÄNGEN und wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten. Sie können jeden der folgenden Dokumenttypen hochladen: JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT. Die Dateien werden jetzt hinzugefügt.

Sie können maximal 10 Dateien gleichzeitig hochladen. Die maximale Größe beträgt 20 MB pro Datei.

So fügen Sie einem vorhandenen Auftrag Fotos und Dateien hinzu

  1. Klicken Sie im Zeitplaner auf den Auftrag, dem Sie etwas hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie in den Auftragsdatensätzen auf ANZEIGEN.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DATEI HINZUFÜGEN. Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten.

Techniker können Aufträgen Unterschriften hinzufügen. Falls Unterschriften, Fotos, Notizen und/oder Dateien von einem Techniker oder Administrator hinzugefügt wurden, erscheinen sie unter Auftragsdatensatz auf der Registerkarte Zeitplaner von Reveal Field.

Damit Techniker Dateien ansehen können, benötigen Sie die neueste Version der Techniker-App.

 

So zeigen Sie Notizen, Fotos und Unterschriften für einen Auftrag an:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplaner, um den Auftrag zu suchen, den Sie anzeigen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Auftragskarte, um den Auftragsbereich zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Auftragsbereich im Abschnitt Auftragsdatensatz auf ALLE ANZEIGEN. Der Auftragsdatensatz wird geöffnet und zeigt die Notizen, Fotos und Unterschriften an, die dem Auftrag zugeordnet sind.

Sie können ein Foto oder eine Unterschrift auswählen, um sie größer auf dem Bildschirm anzuzeigen.
Zum Löschen eines Fotos, einer Notiz oder Unterschrift klicken Sie auf das Symbol neben dem Foto, der Notiz oder der Unterschrift, das bzw. die Sie löschen möchten. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.

 

Erfahren Sie, wie Sie einen Auftrag bearbeiten.

Erfahren Sie, wie Sie Auftragswarnungen einrichten.

Erfahren Sie, wie Sie Benachrichtigungen an Techniker einrichten.

Erfahren Sie, wie Sie Kundenbenachrichtigungen einrichten.


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