Importation des détails de mission

Dans Reveal Field, Dispatch vous permet d'importer des missions depuis la section Paramètres.

Cet article contient les rubriques suivantes :

• Préparer votre fichier
• Importer votre fichier
• Faire correspondre les détails de mission
• Éléments à examiner
• Vérifier votre importation
• Supprimer vos missions importées

Préparer votre fichier

Vous devez d'abord exporter vos missions depuis l'autre solution logicielle que vous utilisez. La plupart des solutions logicielles proposent des instructions sur la manière de le faire sur leur site Web.

Pour importer des missions, votre fichier doit avoir l'un des formats suivants :

• Excel (XLSX ou XLS)
• CSV (UTF-8)

Si vous n'êtes pas sûr du format du fichier, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importation des missions de Reveal.

Importer votre fichier

Pour importer un fichier, procédez comme suit :

• Veillez à ce que la taille du fichier n'excède pas 5 Mo.
• Le fichier ne doit inclure qu'une seule feuille.
• Les en-têtes de colonne doivent figurer sur la première ligne.
• Les noms des en-têtes de colonne ne doivent pas être dupliqués.
• Le fichier ne doit pas contenir plus de 1 000 missions.
• Pour pouvoir être importée, chaque mission doit présenter les champs Contact, Adresse et Type de mission.
• Veillez à ce que les détails de chaque mission figurent sur une seule ligne et non sur plusieurs.
• Avant d'importer un nouveau contact, assurez-vous de l'avoir bien créé sous Dispatch.

Vous pouvez consulter les importations de missions qui ont eu lieu au cours des vingt derniers jours dans Paramètres > Importer les missions > Importer. Les enregistrements des importations de missions datant de plus de vingt jours ne sont plus disponibles.

Mise en correspondance des détails de mission

Lorsque votre fichier est chargé, le tableau suivant s'affiche :

Dans la liste déroulante EN-TÊTES DE COLONNE DU FICHIER, sélectionnez les en-têtes de manière à ce qu'ils correspondent à ceux sous CHAMP DE MISSION.

Si vous utilisez notre modèle, les en-têtes sont automatiquement mis en correspondance.

Détails du contact

Ces colonnes indiquent le nom et le numéro de téléphone de tout contact associé à la mission. Si deux contacts présentent un nom identique, vous pouvez vous reporter au numéro de téléphone pour identifier celui approprié.

Détails de mission

Ces colonnes fournissent toutes les informations relatives à la mission, comme l'adresse, la description et l'ID de la mission, etc.

Date et heure

Ces colonnes indiquent quand la mission est prévue, en renseignant la date, l'heure de début et la durée. Par défaut, la durée de la mission est fixée à une heure.

Intervenants

Ces colonnes indiquent les intervenants auxquels la mission a été attribuée.

Éléments à examiner

Le prénom et le nom de chaque contact doivent être identiques à ceux indiqués sous Dispatch.

Le numéro de téléphone d'un contact doit uniquement contenir des chiffres et les caractères suivants : ( ) + _ * #.

Si le numéro de téléphone d'un contact n'inclut pas d'indicatif pays, alors Dispatch appliquera automatiquement celui utilisé par votre siège social.

Le type de mission ne doit pas excéder 35 caractères.

La description de la mission ne doit pas excéder 1 024 caractères.

L'ID de mission peut être un caractère numérique compris entre 1 et 999999998, ou un nom contenant jusqu'à 15 caractères. Il ne doit pas comporter d'espaces, mais peut inclure des lettres, des chiffres et les symboles suivants : @ # * - _ & ( ) / \ $ € £

Si vous ne créez pas d'ID de mission, Dispatch en générera un automatiquement pour vous.

Il est préférable de préciser autant d'informations que possible. Toutefois, si vous n'êtes pas sûr d'une adresse, la ville suffit.

Les missions importées qui n'ont pas de date, d'heure de début ou d'intervenant attribué sont ajoutées sous « En attente ».

Vous ne pouvez pas définir d'heure de début en l'absence d'une date. Ces éléments doivent apparaître dans des colonnes distinctes du fichier.

Si vous spécifiez une heure de début, saisissez-la dans l'un des formats suivants : HH:MM ou HH:MM AM/PM.

Si vous spécifiez une date, saisissez-la dans l'un des formats suivants :

États-Unis : MM/JJ/AAAA

Europe : JJ/MM/AAAA

La durée de la mission doit être comprise entre 00:01 et 72:00 heures.

Si vous attribuez la mission à un intervenant, saisissez son prénom et son nom tels qu'ils apparaissent sous Dispatch.

Vérifier votre importation

Pour vérifier que vos missions ont bien été importées, procédez comme suit :

1. Rendez-vous sous Dispatch.
2. Cliquez sur l'icône des paramètres .
3. Accédez à Importer des missions.
4. Recherchez l'importation appropriée dans l'Historique des importations.
5. Pour voir combien de missions ont été importées à partir de votre fichier, accédez à Missions importées.

En cas d'échec d'importation, téléchargez le fichier disponible. Ce dernier contient toutes les missions non importées et vous indique le motif de l'échec pour chacune d'elles. Vous pouvez ensuite résoudre les problèmes et réessayer de charger le fichier.

Supprimer vos missions importées

Pour supprimer des missions que vous avez importées, cliquez sur l'icône de corbeille en regard du fichier.

Confirmez ensuite la suppression.

Vous ne pouvez pas supprimer une mission répartie sous Dispatch.

 

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Importation des contacts client.