Création d'une mission

Cet article contient les rubriques suivantes :

Dans la vue Dispatch, vous pouvez créer des missions, puis les attribuer et les répartir à des intervenants. La fonctionnalité de recommandations intelligentes vous aide à trouver l'intervenant le plus approprié pour la mission en fonction de sa disponibilité, de la durée de son trajet, de ses compétences et de la localisation actuelle de son véhicule.

La fonctionnalité de recommandations intelligentes propose une liste d'intervenants disponibles pour la mission. Vous pouvez ensuite filtrer et trier cette liste pour choisir l'intervenant le plus approprié pour la mission.

La fonctionnalité de recommandations intelligentes n'est disponible que pour certains utilisateurs.

Création d'une mission

  1. Pour créer une mission dans la vue Intervenants ou Missions de Dispatch, cliquez sur CRÉER UNE MISSION. Dans la vue Intervenants, vous pouvez également créer une mission en cliquant sur un créneau et en le faisant glisser dans Dispatch. Sinon, dans la vue Contacts, afin de créer une mission pour un contact spécifique, cliquez sur les trois points verticaux en regard du nom de ce contact, puis sur Créer une mission. Une fois que vous avez cliqué sur CRÉER UNE MISSION, un ID de mission est attribué à la mission que vous créez. Il s'affiche dans le volet Nouvelle mission. Pour modifier ou personnaliser l'ID de mission, suivez les étapes ci-dessous :
    • Un ID de mission doit comporter 15 caractères maximum et ne doit pas inclure d'espaces.
    • Il peut comprendre des lettres, des chiffres et les symboles suivants : @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
  2. Pour utiliser un ID de mission existant, cliquez sur LIER À L'ID DE MISSION EXISTANT et recherchez un ID existant ou faites votre sélection dans la liste des derniers ID de mission créés.

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  3. Recherchez un contact dans la section Détails du contact. Si vous avez cliqué sur LIER À L'ID DE MISSION EXISTANT, les détails du contact de la mission concernée s'affichent automatiquement. Pour créer un contact, vous pouvez également cliquer sur NOUVEAU CONTACT, renseigner ses détails et sélectionner ENREGISTRER LE CONTACT. Ce nouveau contact s'affiche ensuite dans le volet Nouvelle mission.
  4. Dans la section Détails de la mission, saisissez l'adresse de la mission et ses détails.
  5. Dans la section Rendez-vous, renseignez les informations suivantes :
    • Date
    • Heure de début : si vous voulez recevoir une recommandation intelligente pour un intervenant et une heure de début, laissez ce champ vide. Pour obtenir une recommandation d'intervenant uniquement, indiquez simplement une heure de début.
    • Durée estimée : vous pouvez créer un rendez-vous qui dure jusqu'à 3 jours (72 heures). Si la mission nécessite plus de temps, créez des rendez-vous récurrents ou ajoutez des rendez-vous de suivi au même ID de mission.
      Les recommandations d'intervenant ne sont pas disponibles pour les rendez-vous récurrents.
  6. Dans le champ Intervenants, saisissez le nom d'un intervenant, puis suivez les étapes ci-dessous. Sélectionnez également OBTENIR LES RECOMMANDATIONS, puis suivez les étapes ci-dessous.
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Ajout d'un type de mission

Le type de mission désigne le type de travail que votre intervenant effectuera pour le client.

Le champ Type de mission s'affiche dans le volet lorsque vous cliquez sur CRÉER UNE MISSION.

Vous pouvez saisir le type de mission dans le volet NOUVELLE MISSION, lorsque vous créez un rendez-vous.

Vous pouvez enregistrer les types de mission. Ainsi, vous n'avez pas besoin de les saisir à chaque fois que vous créez un rendez-vous.

Pour cela, procédez comme suit :

  1. Pour afficher la liste des types de mission, cliquez sur l'icône des paramètres sous l'onglet Dispatch.
  2. Dans le menu Paramètres, sélectionnez Paramètres du compte > Type de mission.
  3. Cliquez sur NOUVEAU TYPE.
  4. Renseignez les champs suivants :
    • TITRE : ce champ est obligatoire. Vous devez créer un titre unique pour chaque type de mission.
    • DESCRIPTION : saisissez une description de la mission.
    • DURÉE ESTIMÉE : saisissez la durée estimée de la mission. Ce champ est obligatoire.
    • Cliquez sur ENREGISTRER.

 

Modification ou suppression d'un type de mission

  1. Pour modifier une mission, cliquez sur l'icône en forme de crayon.
  2. Pour supprimer une mission, cliquez sur l'icône en forme de corbeille.

 

Utilisation d'un type de mission enregistré dans le volet Nouvelle mission

  1. Pour ouvrir le volet NOUVELLE MISSION, cliquez sur CRÉER UNE MISSION.
  2. Dans le champ Type de mission, saisissez le titre d'un type de mission que vous avez créé.
  3. Sélectionnez votre titre enregistré dans la liste. Les champs <strong>Description de la mission</strong> et <strong>Durée estimée</strong> seront automatiquement renseignés avec les détails que vous avez enregistrés précédemment.

 

Attribution d'un intervenant

    1. Pour filtrer les intervenants en fonction de leur planning ou de la géolocalisation de leur véhicule, sélectionnez le filtre Recommandations selon :
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      • Sélectionnez Programme pour obtenir des recommandations d'intervenants avec le trajet le plus rapide vers le site de la nouvelle mission.
      • Sélectionnez Lieu du véhicule pour afficher les intervenants qui se trouvent actuellement à proximité du lieu de la nouvelle mission. Le statut Occupé, Disponible ou Pas en service s'affiche en regard de chaque intervenant recommandé. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Présentation des intitulés de statuts d'intervenant.
        Les options de planning et de géolocalisation du véhicule ne sont disponibles que si votre mission est planifiée pour la journée en cours.
    2. Sélectionnez l'intervenant de votre choix. Pour répartir la mission, sélectionnez le bouton bascule Envoyer la mission à l'intervenant.
      dispatch_toggle.png
    3. Cliquez sur Enregistrer.

 

Ajout de photos, signatures, notes et fichiers

Vous pouvez ajouter des informations telles que des photos, des signatures, des notes et des fichiers (y compris des documents) à des missions afin que l'intervenant puisse les consulter.

Comment ajouter des photos et des fichiers à une nouvelle mission

  1. Cliquez sur l'onglet Dispatch, puis sur CRÉER UNE MISSION pour afficher le volet Nouvelle mission.
  2. Cliquez sur JOINDRE LES FICHIERS, puis sélectionnez le ou les fichiers que vous voulez charger. Vous pouvez charger les types de fichiers suivants : JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX et TXT. Les fichiers sont désormais ajoutés.

Vous pouvez charger 10 fichiers maximum simultanément. La taille maximale d'un fichier est de 20 Mo.

Comment ajouter des photos et des fichiers à une mission existante

  1. Sous l'onglet Dispatch, cliquez sur la mission à laquelle vous souhaitez ajouter un élément.
  2. Sous Pièces jointes, cliquez sur AFFICHER.
  3. Cliquez sur le bouton AJOUTER LE FICHIER. Sélectionnez le ou les fichiers que vous voulez charger.

Les intervenants peuvent ajouter des signatures à des missions. Si des signatures, des photos, des notes et/ou des fichiers ont été ajoutés par l'intervenant ou l'administrateur, ils s'affichent dans la section Pièces jointes sous l'onglet Dispatch de Reveal Dispatch.

Les intervenants ne peuvent consulter des fichiers que s'ils disposent de la dernière version de l'application pour intervenants.

 

Pour consulter les notes, les photos et les signatures d'une mission, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Dispatch pour accéder à la mission que vous voulez consulter.
  2. Cliquez sur la fiche mission pour ouvrir le volet Mission.
  3. Dans la section Pièces jointes du volet Mission, cliquez sur TOUT AFFICHER. Le volet Pièces jointes s'ouvre en affichant les notes, les photos et les signatures associées.

Vous pouvez sélectionner une photo ou une signature pour l'agrandir à l'écran.
Pour supprimer une photo, une note ou une signature, cliquez sur l'icône en regard de la photo, de la note ou de la signature que vous voulez supprimer. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer.

 

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modification d'une mission.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configuration d'une alerte de mission.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configuration des notifications aux intervenants.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configuration des notifications aux clients.


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