Importer les contacts des clients

Les coordonnées des contacts de clients sont importées à partir de la section relative aux paramètres de Reveal Field.

Vous pouvez importer dans Reveal les coordonnées de contacts contenues dans une autre solution logicielle, comme QuickBooks. L’information doit être dans l’un des formats suivants :

  • Excel (XLSX ou XLS)
  • CSV (UTF-8)

La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les coordonnées des contacts de vos clients sur leur site Web.
En cas de doute quant au format de fichier à utiliser, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les contacts des clients de Reveal.

Cet article couvre :

Importation d’un fichier

Les directives qui suivent vous permettront d’importer un fichier :

  • Le fichier doit contenir seulement une feuille.
  • Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.
  • Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
  • Le fichier ne doit pas contenir plus de 10 000 contacts. Voici la taille maximale du fichier, par type :
    • CSV 20 Mo
    • .XLS 10 Mo
    • .XLSX 5 Mo
  • Le contact doit avoir un nom (prénom ou nom de famille) et un numéro de téléphone (cellulaire ou autre).
  • Pour chaque contact, vous pouvez importer jusqu’à cinq courriels, cinq numéros de téléphone (de tout type), cinq numéros de téléphone cellulaire et cinq adresses.
  • Assurez-vous que les coordonnées de chaque personne sont présentées dans une seule rangée.
    Import_existing_customer_contacts.png

Mise en correspondance des coordonnées des contacts

Une fois le téléversement du dossier terminé, vous verrez le tableau suivant :

Contact_Details.png

Les colonnes du tableau sont les suivantes :

  • DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL Affiche les rubriques sous lesquelles Reveal enregistre l’information sur vos clients.
  • TITRES DE COLONNE DU FICHIER Affiche les rubriques tirées du fichier que vous avez téléversé.
  • APERÇU DU FICHIER Affiche l’information de la rubrique que vous avez sélectionnée.

Comment mettre en correspondance les coordonnées des contacts

Sélectionnez les rubriques du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’elles correspondent aux rubriques de la colonne DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL. Les détails de votre dossier apparaîtront alors dans la colonne APERÇU DU FICHIER.

Contact_Details_With_Preview.png

Si un titre de colonne dans votre fichier est identique à un titre de colonne dans DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL, les rubriques seront automatiquement mises en correspondance.

Mise en correspondance des noms

Les prénoms et noms de famille réunis dans la rangée Prénom s’importeront sans problème.

Mise en correspondance des numéros de téléphone

Mettez en correspondance le numéro de téléphone d’un client en le sélectionnant dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.

Si votre client a plus d’un numéro de téléphone, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Téléphone. Faites correspondre le numéro de téléphone supplémentaire à l’en-tête approprié.

Add_multiple_phone.jpg
Afin d’envoyer à vos contacts des confirmations d’intervention et des rappels, vous devez ajouter un numéro de téléphone mobile sous l’en-tête Mobile. Pour ajouter des numéros de téléphone cellulaire supplémentaires, sélectionnez +AJOUTER à côté de Mobile

Si vous choisissez de ne pas saisir de code de pays pour le numéro de téléphone ou de cellulaire, le champ utilisera automatiquement le code du pays dans lequel votre siège social est basé.

Mise en correspondance des adresses

Mettez en correspondance l’adresse d’un client en la sélectionnant dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.


Si votre client a plus d’une adresse, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Adresse. Faites correspondre l’adresse supplémentaire à l’en-tête approprié.

Importations réussies

Les étapes suivantes vous permettront de déterminer si tous vos contacts ont été importés avec succès :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans l’Historique d’importation.
  5. Allez à Contacts importés pour voir le nombre d’importations de coordonnées de contacts effectuées.

Les étapes suivantes permettent de voir si les coordonnées d’un contact ont été importées :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
  3. Cherchez un contact dont vous avez importé les coordonnées. Si les coordonnées s’affichent, c’est qu’elles ont bien été importées.

Échecs d’importation

Les étapes suivantes permettent de revoir les contacts dont l’importation a échoué :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Allez à Importer les coordonnées d’un client.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans l’Historique d’importation.
  5. Téléchargez le fichier Excel contenant les éléments dont l’importation a échoué.

Ce fichier contient tous les contacts pour lesquels l’importation a échoué, et il indiquera la raison de l’échec à côté de chaque contact. Vous pouvez corriger les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.

Suppression de contacts

Supprimez les coordonnées de contacts de client que vous avez importés en suivant ces étapes :

  1. Accédez à Planification et cliquez sur la roue dentée de Réglages.
  2. Cliquez sur Importer les contacts des clients.
  3. Dans le tableau de l’historique d’importation, trouvez les fichiers de contact importés que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône de la poubelle à côté.

Une fois qu’un fichier a été supprimé, ses détails sont toujours visibles en texte gris clair dans le tableau de l’historique d’importation. Le texte suivant s’affichera aussi dans la colonne MISES À JOUR :
"[number of contacts] supprimés par [admin name]."
Ces renseignements ne seront plus visibles après quelques jours.

Si de nouveaux contacts ont été ajoutés lors de la création de ces interventions, ils resteront dans le module Planification même si l’intervention est supprimée

 

Apprendre comment importer les détails des interventions.


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