Importer les contacts des clients

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Les contacts des clients sont importés à partir de la section relative aux paramètres du module Planification de Reveal Field.

Vous pouvez importer dans Reveal les contacts contenus dans un autre logiciel, comme QuickBooks. L’information doit être dans l’un des formats suivants :

  • Excel (.xlsx ou .xls)
  • CSV (UTF-8)

La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les contacts de votre client sur leur site Web.
En cas de doute quant au format de fichier à utiliser, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les contacts des clients de Reveal.

Vous pouvez consulter les importations de clients qui ont eu lieu au cours des vingt derniers jours dans Paramètres > Importer les contacts des clients > Importer. Les importations datant de plus de vingt jours ne sont plus disponibles.

 

Cet article couvre les thèmes suivants :

Importer un fichier

Les directives qui suivent vous permettront d’importer un fichier :

  • Le fichier doit contenir seulement une feuille.
  • Les titres des colonnes doivent se trouver dans la première rangée seulement.
  • Les titres des colonnes ne doivent pas être répétés.
  • Le fichier ne doit pas contenir plus de 10 000 contacts. Voici la taille maximale de fichier, par type :
    • CSV : 20 Mo
    • XLS : 10 Mo
    • XLSX : 5 Mo
  • Le contact doit avoir un nom (prénom ou nom de famille) et un numéro de téléphone (cellulaire ou autre).
  • Pour chaque contact, vous pouvez importer jusqu’à cinq adresses de courriel, cinq numéros de téléphone (de tout type), cinq numéros de téléphone cellulaire et cinq adresses.
  • Assurez-vous que les détails de chaque contact sont présentés dans une seule rangée et non répartis sur plusieurs.
    Import_existing_customer_contacts.png

Mise en correspondance des détails des contacts

Une fois le téléversement du fichier terminé, vous verrez le tableau suivant :

Contact_Details.png

Les colonnes du tableau sont les suivantes :

  • DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL : Indique les titres sous lesquels Reveal enregistre l’information sur vos clients.
  • TITRES DE COLONNE DU FICHIER : Indique les titres tirés du fichier que vous avez téléversé.
  • APERÇU DU FICHIER : Affiche de l’information de l’en-tête de colonne que vous avez sélectionné.

Comment mettre en correspondance les détails des contacts

Sélectionnez des titres à partir du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’ils correspondent aux titres dans la colonne DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL. Les détails de votre fichier apparaîtront alors dans la colonne APERÇU DU FICHIER.

Contact_Details_With_Preview.png

Si un titre de colonne dans votre fichier est identique à un titre de colonne dans DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL, les rubriques seront automatiquement mises en correspondance.

Mise en correspondance des noms

Les prénoms et noms de famille réunis dans la rangée Prénom s’importeront sans problème.

Mise en correspondance des numéros de téléphone

Mettez en correspondance le numéro de téléphone d’un client en le sélectionnant dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.

Si votre client a plus d’un numéro de téléphone, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Téléphone. Faites correspondre le numéro de téléphone supplémentaire au titre approprié.

Add_multiple_phone.jpg
Afin d’envoyer à vos contacts des confirmations d’intervention et des rappels, vous devez ajouter un numéro de téléphone mobile sous l’en-tête Mobile. Pour ajouter des numéros de téléphone cellulaire, sélectionnez +AJOUTER à côté de Mobile.

Si vous choisissez de ne pas saisir de code de pays pour le numéro de téléphone ou de cellulaire, le champ utilisera automatiquement le code du pays dans lequel votre siège social est basé.

Mise en correspondance des adresses

Mettez en correspondance l’adresse d’un client en la sélectionnant à partir du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.


Si votre client a plus d’une adresse, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Adresse. Faites correspondre l’adresse supplémentaire au titre approprié.

Importations réussies

Les étapes suivantes vous permettront de déterminer si tous les contacts ont été importés avec succès :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Accédez à Importer les contacts des clients.
  4. Trouvez l’importation pertinente dans Import history (Historique d’importation).
  5. Accédez à Contacts imported (Contacts importés) pour voir le nombre d’importations de contacts effectuées.

Les étapes suivantes permettent de voir si un contact a été importé :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
  3. Cherchez un contact que vous avez importé. Si le contact s’affiche, c’est qu’il a bien été importé.

Échecs d’importation

Les étapes suivantes permettent de passer en revue les contacts dont l’importation a échoué :

  1. Accédez à Planification.
  2. Cliquez sur l’icône des réglages
  3. Accédez à Importer les contacts des clients.
  4. Trouvez l’importation appropriée dans Import history (Historique d’importation).
  5. Téléchargez le fichier Excel contenant les importations qui ont échouées.

Ce fichier contient tous les contacts pour lesquels l’importation a échoué, et il indiquera la raison de l’échec à côté de chaque contact. Vous pouvez corriger les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.

En savoir plus sur les messages d’erreur lors de l’importation des contacts de clients.

Supprimer les fichiers de contacts de client

Supprimez le fichier des contacts de client que vous avez importé en suivant ces étapes :

  1. Accédez à Planification et cliquez sur la roue dentée des réglages.
  2. Cliquez sur Importer les contacts des clients.
  3. Dans le tableau de l’historique d’importation, trouvez les fichiers de contact importés que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône de la poubelle à côté.

Une fois qu’un fichier a été supprimé, ses détails sont toujours visibles en texte gris clair dans le tableau de l’historique d’importation. Le texte suivant s’affichera aussi dans la colonne MISES À JOUR :
"[number of contacts] supprimés par [admin name]."
Ces renseignements ne seront plus visibles après quelques jours.

Si de nouveaux contacts ont été ajoutés lors de la création de ces interventions, ils resteront dans Planification même si l’intervention est supprimée.

 

Apprenez à importer les détails des interventions.

Apprenez à supprimer les coordonnées d’un client.


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