Vous pouvez importer les contacts des clients en utilisant la section des Réglages dans Planification.
Cet article explique comment :
Vous pouvez importer dans Reveal les coordonnées de contacts contenues dans un autre logiciel, comme QuickBooks. Pour ce faire, le fichier du contact doit être dans l’un des formats suivants :
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Excel (XLSX ou XLS)
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CSV (UTF-8)
Note
La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les coordonnées des contacts de vos clients sur leur site Web. En cas de doute quant au format de fichier à utiliser, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les contacts des clients de Reveal.
Note
Vous pouvez consulter les importations de clients des 20 derniers jours dans Paramètres > Importer les contacts des clients > Importer. Les importations datant de plus de 20 jours ne sont plus disponibles.
Importer un fichier :
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Le fichier ne doit contenir qu’une seule feuille.
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Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.
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Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
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Le fichier ne doit pas contenir plus de 10 000 contacts. Voici la taille maximale de fichier, par type :
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.CSV 20 Mo
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.XLS 10 Mo
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.XLSX 5 Mo
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Le contact doit avoir un nom (prénom ou nom de famille) et un numéro de téléphone (cellulaire ou autre).
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Pour chaque contact, vous pouvez importer jusqu’à cinq courriels, cinq numéros de téléphone (de tout type), cinq numéros de téléphone cellulaire et cinq adresses.
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Assurez-vous que les détails du contact pour chaque personne sont présentées dans une seule rangée.
Lorsque le fichier a été téléversé avec succès :
Les colonnes du tableau sont les suivantes :
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DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL : L’en-tête indique que Reveal enregistre les renseignements du client sous
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EN-TÊTES DE COLONNE DU FICHIER : Les en-têtes sont tirés du fichier que vous avez téléversé.
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APERÇU DU FICHIER : Renseignements de l’en-tête de colonne vous avez sélectionné.
Mise en correspondance des contacts
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Sélectionnez des titres à partir des listes déroulantes de TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’ils correspondent aux titres dans la colonne DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL. Les détails de votre fichier apparaîtront alors dans la colonne APERÇU DU FICHIER.
Note
Si un titre de colonne dans votre fichier est identique à un titre de colonne dans DÉTAILS DU CONTACT DANS REVEAL, les titres seront automatiquement mis en correspondance. Les prénoms et noms de famille réunis dans la rangée Prénom s’importeront sans difficulté.
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Mettez en correspondance le numéro de téléphone d’un client en le sélectionnant dans le menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.
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Si votre client a plus d’un numéro de téléphone, sélectionnez +AJOUTER à côté du champ Téléphone. Faites correspondre le numéro de téléphone supplémentaire à l’en-tête approprié.
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Si vous avez l’intention d’envoyer à vos contacts des confirmations d’intervention et des rappels, vous devez ajouter un numéro de téléphone mobile sous l’en-tête Mobile. Pour ajouter des numéros de téléphone cellulaire, sélectionnez +AJOUTER à côté de Mobile. Si vous choisissez de ne pas saisir de code de pays pour le numéro de téléphone ou de cellulaire, le champ utilisera automatiquement le code du pays dans lequel votre siège social est basé.
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Pour mettre en correspondance l’adresse d’un client, sélectionnez-la à partir du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER.
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Si votre client a plus d’une adresse, sélectionnez +AJOUTER dans le champ Adresse. Faites correspondre l’adresse supplémentaire au titre approprié.
Pour vérifier si tous vos contacts ont été importés avec succès :
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Accédez à Planification et cliquez sur la roue dentée Réglages
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Accédez à Importer les contacts des clients.
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Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
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Accédez à Contacts importés pour voir combien de contacts ont été importés à partir de votre fichier.
Pour voir si un contact en particulier a été importé :
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Accédez à Planification.
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Cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
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Cherchez un contact dont vous avez importé les coordonnées. S’il est répertorié, cela signifie que l’importation a réussi.
Pour passer en revue les contacts dont l’importation a échoué :
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Accédez à Planification et cliquez sur la roue dentée Réglages
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Accédez à Importer les contacts des clients.
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Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
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Téléchargez le fichier Excel contenant les importations qui ont échouées.
Ce fichier contient tous les contacts pour lesquels l’importation a échoué, et il répertorie la raison pour chaque échec. Réglez les problèmes et tentez de téléverser le fichier à nouveau.
En savoir plus sur les messages d’erreur lors de l’importation des contacts de clients.
Pour supprimer le fichier des contacts de client que vous avez importé:
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Accédez à Planification et cliquez sur la roue dentée Réglages
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Cliquez sur Importer les contacts des clients .
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Dans le tableau de l’historique d’importation, trouvez les fichiers de contact importés que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône de la Corbeille à côté
.
Après la suppression d’un fichier, les détails de celui-ci restent visibles pour une durée limitée dans le tableau de l’historique d’importation et sont affichés en gris. Le texte suivant s’affichera aussi dans la colonne MISES À JOUR :
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[number of contacts] supprimés par [admin name].
Les renseignements sur le fichier supprimé disparaîtront après quelques jours.
Note
Si de nouveaux contacts ont été ajoutés lors de la création de ces interventions, ils resteront dans Planification même si l’intervention est supprimée.
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Apprenez à importer les détails des interventions.
Apprenez à supprimer les coordonnées d’un client.