Importer les détails des interventions
Le module Planification de Reveal vous permet d’importer des interventions à partir de la section Paramètres > Importer des interventions > Importer.
Cet article explique comment :
Vous devez exporter vos interventions à partir de la solution logicielle source dans l’un des formats de fichiers suivants :
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Excel (XLSX ou XLS)
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CSV (UTF-8)
La plupart des logiciels contiennent des instructions sur la façon d’exporter les données dans leur site Web.
Note
En cas de doute quant au format de fichier, téléchargez notre modèle Excel dans la section Importer les interventions de Reveal.
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Incluez le prénom et le nom de chaque Contact et assurez-vous qu’ils sont inscrits comme ils sont affichés dans le module Planification.
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Le numéro de téléphone d’un contact devrait comprendre uniquement des chiffres et les caractères suivants : ( ) + _ * #
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Si un numéro de téléphone ne comprend pas le code de pays, le module Planification utilisera automatiquement le code utilisé par votre siège social.
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Le type d’intervention ne doit pas dépasser 35 caractères.
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La description de l’intervention ne doit pas 1 024 caractères.
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Un identifiant d’intervention peut être un chiffre compris entre 1 et 999999998, ou un nom limité à 15 caractères. Ceci n’inclut pas les espaces, mais il est possible d’inclure des lettres, des chiffres ou les symboles suivants : @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
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Si vous ne créez pas un identifiant d’intervention, le module Planification en créera un automatiquement.
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Il vaut mieux inclure autant de renseignements que possible, mais si vous n’êtes pas sûr d’une adresse, il suffit d’indiquer uniquement la ville.
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Les interventions importées ne comportant pas de date, d’heure de début ou de technicien attribués seront ajoutées avec le statut En attente.
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Vous ne pouvez pas avoir une Heure de début sans une Date, et chacune d’elles doit avoir sa propre colonne dans le fichier.
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Si vous indiquez une Heure de début, il faut la saisir suivant l’un de ces formats : HH:MM ou HH:MM AM/PM
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Si vous incluez une Date, celle-ci doit respecter l’un des formats suivants : É.-U. : MM/JJ/AAAA ou UE : JJ/MM/AAAA
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La durée d’une intervention doit se situer entre 00:01 et 72:00 heures.
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Si vous incluez un technicien, entrez son prénom et son nom de famille et assurez-vous qu’ils sont inscrits comme ils s’affichent dans le module Planification.
Voir également Importer les directives concernant les fichiers.
Pour importer un fichier, à partir de Paramètres > Importer des interventions > Importer, cliquez sur NOUVELLE IMPORTATION et suivez les directives.
Suivez ces directives lors de l’importation d’un fichier :
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La taille de fichier maximale est de 5 Mo.
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Le fichier ne doit contenir qu’une seule feuille.
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Les titres de colonne doivent se trouver dans la première rangée seulement.
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Les titres de colonne ne doivent pas être répétés.
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Le fichier ne doit pas contenir plus de 1 000 interventions.
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Les champs Contact, Adresse et Type d’intervention doivent être remplis. Sinon, l’importation de l’intervention n’aura pas lieu.
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S’assurer que les détails de chaque intervention sont présentés dans une seule rangée et non répartis sur plusieurs.
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S’assurer que tous les nouveaux contacts sont créés dans Planification avant de procéder à l’importation.
Note
Vous pouvez consulter les importations d’interventions qui ont eu lieu au cours des 20 derniers jours dans Paramètres > Importer des interventions > Importer. Les importations d’interventions datant de plus de 20 jours ne sont plus disponibles.
Lorsque le fichier a été téléversé avec succès, le tableau suivant s’affichera :
Sélectionnez des en-têtes à partir du menu déroulant TITRES DE COLONNE DU FICHIER afin qu’ils correspondent aux en-têtes sous CHAMP DES INTERVENTIONS.
Note
Si vous utilisez notre modèle Excel de la section Importer des interventions dans Reveal, la mise en correspondance des titres se fait automatiquement.
Dans ces colonnes figurent le nom et le numéro de téléphone de chaque contact associé à l’intervention. Lorsque deux contacts portent le même nom, il est possible d’utiliser le numéro de téléphone afin de repérer le contact voulu.
Dans ces colonnes figure l’ensemble des renseignements liés à l’intervention, comme l’adresse, la description et l’identifiant de l’intervention, entre autres.
Dans ces colonnes figure le délai de la tâche, ce qui comprend la date, l’heure de début et la durée. Durée de la tâche fixée par défaut à une heure si vous laissez ce champ vide.
Pour vérifier si l’importation de vos interventions a réussi, procédez comme suit :
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Dans Reveal Field, cliquez sur l’onglet Planification, puis sélectionnez l’icône des Réglages .
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Allez à Importer des interventions.
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Trouvez l’importation pertinente dans Historique d’importation.
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Accédez à Interventions importées pour combien d’interventions ont été importées à partir de votre fichier.
Si l’une de vos importations échoue, cliquez sur Télécharger dans la colonne MISES À JOUR pour télécharger le rapport d’échec. Le rapport contient une liste des importations échouées et les raisons de l’échec. Ensuite, vous pouvez régler les problèmes et tenter de téléverser le fichier à nouveau.
Pour supprimer les interventions que vous avez importées :
Note
Vous ne pouvez pas supprimer une intervention une fois qu’elle a été assignée dans le module Planification.
Apprenez à importer les contacts des clients.