Créer une nouvelle intervention
Cet article explique comment :
Avec le module Planification, vous pouvez créer des interventions, les attribuer et les répartir aux techniciens. La fonction de recommandations judicieuses vous aide à trouver le technicien adéquat pour l’intervention à effectuer en fonction de sa disponibilité, de son temps de déplacement, de ses compétences ou de l’emplacement actuel de son véhicule.
La fonction de recommandations judicieuse suggère une liste de techniciens qui peuvent effectuer l’intervention. Vous pouvez ensuite filtrer et trier la liste pour trouver le meilleur technicien pour l’intervention.
Note
La fonction de recommandations judicieuses en matière de planification n’est pas encore offerte à tous les utilisateurs.
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Pour créer une intervention dans l’affichage Techniciens ou la vue Toutes les interventions de Planification, cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION. Dans l’affichage Techniciens, vous pouvez également créer une intervention en glissant-déposant une plage horaire dans Planification. Sinon, dans la vue Contacts, pour créer une intervention visant un contact donné, cliquez sur les trois points verticaux
à côté du nom, puis cliquez sur Créer une intervention. Une fois que vous cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION, un identifiant d’intervention est attribué à l’intervention que vous créez. L’identifiant d’intervention s’affiche dans le volet Nouvelle intervention. Pour modifier ou personnaliser l’identifiant d’intervention, procédez comme suit :
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L’identifiant d’intervention doit contenir 15 caractères ou moins, et ne peut pas comprendre d’espaces.
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Il peut inclure des lettres, des chiffres et ces symboles : @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
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Pour utiliser un identifiant d’intervention existant, cliquez sur LIEN VERS L’IDENTIFIANT INTERVENTION et recherchez-le ou choisissez-le dans la liste des identifiants d’interventions récemment créés.
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Dans Détails du contact, recherchez un contact. Si vous avez cliqué sur LIEN VERS L’IDENTIFIANT INTERVENTION, les coordonnées de cette intervention s’afficheront automatiquement. Sinon, pour créer un nouveau contact, cliquez sur NOUVEAU CONTACT, entrez les coordonnées et sélectionnez ENREGISTRER LE CONTACT. Ensuite, ce nouveau contact figurera dans le volet Nouvelle intervention.
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Dans la section Détails de l’intervention, entrez l’adresse de l’intervention et la tâche à effectuer.
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Dans la section Rendez-vous, entrez les données suivantes :
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Date
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Heure de début : Si vous souhaitez des recommandations judicieuses pour les techniciens et l’heure de début, laissez ce champ vide. Pour obtenir une recommandation de technicien uniquement, entrez une heure de début.
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Durée prévue : Vous pouvez créer un rendez-vous dont la durée peut s’étendre jusqu’à 3 jours (72 heures). Si vous avez une intervention qui prend plus de temps, prévoyez des rendez-vous récurrents ou ajoutez des rendez-vous de suivi au même identifiant d’intervention.
Note
Les recommandations de technicien ne sont pas disponibles pour les rendez-vous récurrents.
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Dans le champ Techniciens, saisissez un nom de technicien, puis suivez les étapes ci-dessous. Vous pouvez également choisir OBTENEZ DES RECOMMANDATIONS JUDICIEUSES, puis suivre les étapes dans l’article d’aide Obtenez des recommandations judicieuses.
Le type d’intervention correspond au type de travail que votre technicien effectuera pour le client.
Le champ Type d’intervention affiche un volet lorsque vous cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
Vous pouvez entrer un type d’intervention dans le volet NOUVELLE INTERVENTION, tout en créant un rendez-vous.
Vous pouvez enregistrer des types d’interventions afin de ne pas avoir à les entrer chaque fois que vous créez un nouveau rendez-vous.
Pour sauvegarder un type d’intervention :
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Dans le module Planification, cliquez sur l’icône Réglages
pour ouvrir la liste de types d’ntervention.
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Dans le menu Réglages, choisissez Paramètres du compte > Type d’intervention.
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Cliquez sur NOUVEAU TYPE.
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Remplissez les champs suivants :
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TITRE : Ce champ est obligatoire, et vous devez créer un titre unique pour chaque type d’intervention.
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DESCRIPTION : Décrivez le type d’intervention.
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DURÉE ESTIMÉE : Entrez la durée estimée de l’intervention. Ce champ est obligatoire.
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Cliquez sur ENREGISTRER.
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Pour modifier un type d’intervention, choisissez l’icône de crayon
.
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Pour supprimer un type d’intervention, cliquez sur l’icône de la corbeille
.
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Pour ouvrir le volet Nouvelle intervention, cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION.
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Dans le champ Type d’intervention, commencez à entrer le titre du type d’intervention que vous avez créé.
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Sélectionnez le titre en question dans la liste. Les renseignements enregistrés précédemment sont versés automatiquement dans les champs Description de l’intervention et Durée estimée.
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Pour filtrer les techniciens en fonction de leur horaire ou de l’emplacement de leur véhicule, sélectionnez le filtre Recommandations fondées sur :
Note
Vous ne verrez les options d’horaire et d’emplacement des véhicules que si votre intervention est prévue pour la journée même.
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Sélectionnez Horaire pour obtenir les recommandations de techniciens ayant le meilleur temps de trajet vers la nouvelle intervention.
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Sélectionnez « Emplacement du véhicule » pour voir les techniciens qui sont en ce moment à proximité de la nouvelle intervention. Chaque technicien recommandé aura un état Occupé, Disponible ou En repos.
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Sélectionnez votre technicien. Pour répartir l’intervention, réglez l’option Envoyer une intervention aux techniciens à Activé.
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Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter des renseignements, comme des photos, des signatures, des remarques et des fichiers (y compris des documents) à des interventions que le technicien pourra consulter.
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Cliquez sur l’onglet Planification, puis cliquez sur CRÉER UNE INTERVENTION pour ouvrir le volet Nouvelle intervention.
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Cliquez sur JOINDRE DES FICHIERS et sélectionner le fichier que vous désirez téléverser. Vous pouvez téléverser tous les types de fichiers suivants : JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT. Les fichiers ont été ajoutés.
Note
Vous pouvez téléverser un maximum de 10 fichiers à la fois. La taille limite est de 20 Mo par fichier.
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Dans l’onglet Planification, cliquez sur l’intervention à laquelle vous voulez joindre des renseignements.
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Dans Dossiers d’intervention, cliquez sur AFFICHAGE.
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Cliquez sur le bouton AJOUTER UN FICHIER. Sélectionnez les fichiers que vous désirez téléverser.
Les techniciens peuvent ajouter des signatures à des interventions. Si des signatures, des photos, des remarques ou des fichiers ont été ajoutés par un technicien, ou un administrateur, ceux-ci s’affichent sous Dossier d’intervention dans l’onglet Planification de Reveal Field.
Note
Pour que les techniciens puissent afficher des fichiers, ils doivent disposer de la plus récente version de l’application du technicien.
Pour afficher les notes, photos et signatures associées à une intervention, procédez comme suit :
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Cliquez sur l’onglet Planification pour trouver l’intervention que vous voulez visualiser.
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Pour ouvrir le volet Intervention, cliquez sur la carte d’intervention.
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Dans le volet Intervention, dans la section Dossier d’intervention, cliquez sur AFFICHER TOUT. Le volet Dossier d’intervention s’ouvre et affiche les notes, photos et signatures associées à l’intervention.
Vous pouvez sélectionner une photo ou une signature pour l’agrandir à l’écran.
Pour supprimer une photo, une note ou une signature, cliquez sur les trois points
Apprenez à modifier une intervention.
Apprenez à configurer des alertes d’intervention.
Apprenez à configurer des notifications de technicien.
Apprenez à configurer des notifications de client.