Criar uma nova tarefa

Este artigo abrange o seguinte:

Com o Gestor de Tarefas, pode criar, atribuir e enviar tarefas aos técnicos. A funcionalidade de recomendações inteligentes ajuda a encontrar o técnico mais adequado para a tarefa com base na disponibilidade e no tempo de viagem, nas competências ou na localização atual do veículo.

A funcionalidade de recomendações inteligentes sugere uma lista de técnicos que podem realizar a tarefa. Pode filtrar e ordenar a lista para encontrar o melhor técnico para a tarefa.

A funcionalidade de agendamento com recomendações inteligentes ainda não está disponível para todos os utilizadores.

Criar uma tarefa

  1. No Gestor de Tarefas, clique em CRIAR TAREFA. Como alternativa, na Vista do dia, clique e arraste para criar uma tarefa. Assim que clicar em CRIAR TAREFA, é atribuído um Código da Tarefa à tarefa que está a criar. O Código da Tarefa é apresentado no Painel Nova tarefa. Para alterar ou personalizar o Código da Tarefa, siga estas regras:
    • Os códigos das tarefas devem ter 15 carateres ou menos e não ter espaços
    • Podem incluir letras, números e estes símbolos: @ # * - _ & ( ) / \ $ € £
  2. Para utilizar um Código da tarefa existente, clique em ASSOCIAR A UM CÓDIGO DA TAREFA EXISTENTE e pesquise um código existente ou selecione um código a partir da lista de Códigos da tarefa criados recentemente.

    Link_to_job_id.png
  3. Pesquise um contacto nos Detalhes do contacto. Se tiver clicado em ASSOCIAR A UM CÓDIGO DA TAREFA EXISTENTE, os detalhes do contacto para esse Código da Tarefa serão apresentados automaticamente. Em alternativa, para criar um novo contacto, clique em NOVO CONTACTO, preencha os detalhes do contacto e selecione GUARDAR CONTACTO. Em seguida, este novo contacto irá aparecer no painel Nova tarefa.
  4. Na secção Detalhes da tarefa, introduza o endereço da tarefa e o tipo de tarefa.
  5. Na secção Marcação, introduza o seguinte:
    • Data
    • Hora de início: Se quiser receber uma recomendação inteligente de um técnico e uma hora de início da tarefa, deixe este campo vazio. Para obter apenas a recomendação de um técnico, introduza apenas uma hora de início.
    • Duração estimada: Pode criar uma marcação que dure até 3 dias (72 horas). Se tem uma tarefa cuja duração é superior, agende marcações recorrentes ou adicione marcações de acompanhamento para o mesmo Código da Tarefa.
      As recomendações de técnicos não estão disponíveis para marcações recorrentes.
  6. No campo Técnicos, introduza o nome do técnico e, em seguida, realize os passos abaixo. Em alternativa, selecione OBTER RECOMENDAÇÕES INTELIGENTES e, em seguida, realize os passos abaixo.
    GET_SMART.png

Adicionar um Tipo de tarefa

O Tipo de tarefa é o tipo de trabalho que o técnico irá efetuar para o cliente.

O campo Tipo de tarefa apresenta um painel quando clica em CRIAR TAREFA.

Pode introduzir um Tipo de tarefa no painel NOVA TAREFA enquanto estiver a criar uma marcação.

Pode guardar os Tipos de tarefa, para não ter de os introduzir de cada vez que criar uma nova marcação.

Para tal, realize estes passos:

  1. Para abrir a lista Tipo de tarefa, no Gestor de Tarefas, clique no ícone das Definições.
  2. No menu Definições, escolha Definições de conta > Tipo de tarefa.
  3. Clique em ADICIONAR TIPO DE TAREFA.
  4. Preencha os seguintes campos:
    • TÍTULO: este campo é obrigatório e tem de criar um título único para cada Tipo de tarefa.
    • DESCRIÇÃO: introduza uma descrição da tarefa.
    • DURAÇÃO ESTIMADA: introduza a duração estimada da tarefa. Este campo é obrigatório.
    • Clique em GUARDAR.

Editar ou eliminar um Tipo de tarefa

  1. Para editar uma tarefa, selecione o ícone de lápis.
  2. Para eliminar uma tarefa, selecione o ícone de caixote do lixo.

Utilizar um Tipo de tarefa guardado no painel Nova tarefa

  1. Para abrir o painel NOVA TAREFA, clique em CRIAR TAREFA.
  2. No campo Tipo de tarefa, comece a escrever o título de um Tipo de tarefa que tiver criado.
  3. Selecione o seu título guardado da lista. Os campos Descrição da tarefa e Duração estimada são preenchidos automaticamente com os detalhes que guardou previamente.

Atribuir um técnico

    1. Para filtrar os técnicos com base na respetiva agenda ou localização do veículo, selecione a partir do filtro Recomendações baseadas em:
      recommendations_based_on.png
      • Selecione Agenda para obter recomendações de técnicos com o melhor tempo de viagem para a nova tarefa.
      • Selecione Localização do veículo para ver os técnicos próximos da nova tarefa no momento. Cada técnico recomendado terá o estado “Ocupado”, “Disponível” ou “Fora de serviço”. Para obter mais informações, consulte Compreender as etiquetas de estado dos técnicos.
        Apenas verá as opções de agenda e localização do veículo se a tarefa estiver agendada para hoje.
    2. Selecione o seu técnico. Para expedir a tarefa, selecione o seletor Enviar tarefa aos técnicos.
      dispatch_toggle.png
    3. Clique em Guardar.

Adicionar fotografias, assinaturas, notas e ficheiros

Pode adicionar informações como fotografias, assinaturas, notas e ficheiros (incluindo documentos) às tarefas para que os técnicos as possam ver.

Como adicionar fotografias e ficheiros a uma nova tarefa

  1. Clique no separador Gestor de Tarefas e, em seguida, clique em CRIAR TAREFA para abrir o painel Nova tarefa.
  2. Clique em ANEXAR FICHEIROS e selecione os ficheiros que pretende carregar. Pode carregar qualquer um dos seguintes tipos de documento: JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX, TXT. Os ficheiros foram adicionados.

Pode carregar um máximo de 10 ficheiros de cada vez. O tamanho máximo por ficheiro é de 20 MB.

Como adicionar fotografias e ficheiros a uma tarefa existente

  1. No Gestor de Tarefas, clique na tarefa à qual pretende adicionar.
  2. Em Registos de tarefas, clique em VER.
  3. Clique no botão ADICIONAR FICHEIRO. Selecione os ficheiros que pretende carregar.

Os técnicos podem adicionar assinaturas às tarefas. Se um técnico ou um administrador tiver adicionado assinaturas, fotografias, notas e/ou ficheiros, estes aparecem em Registo de tarefas no separador Gestor de Tarefas do Reveal Field.

Para que os técnicos possam ver os ficheiros, é necessária a versão mais recente da aplicação para técnicos.

Para ver notas, fotografias e assinaturas para uma tarefa, siga estes passos:

  1. Clique no separador Gestor de Tarefas para localizar a tarefa que pretende ver.
  2. Para abrir o Painel de tarefas, clique no cartão de tarefa.
  3. No Painel de tarefas, na secção Registo de tarefas, clique em VER TUDO. É aberto o painel Registo de tarefas, que apresenta notas, fotografias e assinaturas associadas à tarefa.

Pode selecionar uma fotografia ou uma assinatura para a ver aumentada no ecrã.
Para eliminar uma fotografia, uma nota ou uma assinatura, clique no ícone junto à fotografia, nota ou assinatura que pretende eliminar. Em seguida, clique no botão Eliminar.

 

Saiba como editar uma tarefa.

Saiba como configurar alertas de tarefas.

Saiba como configurar notificações para técnicos.

Saiba como configurar notificações de clientes.


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